<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Skal få flere til å fullføre videregående opplæring ved hjelp av tjenestedesign!

Tjenestedesign ble løsningen når Vestfold og Telemark fylkeskommune skulle sette i gang et nytt og viktig prosjekt. 

- Hvordan kan vi forbedre oppfølgingen av ungdom som avbryter eller står i fare for å avbryte videregående opplæring?

Dette var problemstillingen som ble satt på måltavlen hos fylkeskommunen etter en grundig innsiktsprosess. En spennende og sammensatt problemstilling som skal løses ved hjelp avtjenestedesign. 

Før vi dykker ned i prosjektet, tar vi en rask titt på hva tjenestedesign er. En hjelpende hånd til deg som kanskje ikke er kjent med denne arbeidsmetoden enda. 

Hva er tjenestedesign?

Tjenestedesign er en arbeidsmetode vi kan bruke for å designe tjenesten vi leverer- til den som skal ha det, på den måten som er forventet. Kort fortalt: tjenestedesign hjelper oss til å lage tjenester som fungerer!

Vi bruker metoder som intervju og observasjon, tverrfaglige workshops og kartlegging av brukerreisen for å avdekke hvor og hvorfor eventuelle problemer oppstår, og hvilke fremtidige muligheter som finnes. 

Tjenestedesign handler om å sette mennesker i sentrum, hvor vi designer MED brukerne og ikke bare for brukerne. For vi klarer ikke å tilpasse tjenestene vi leverer, uten å snakke med de som bruker tjenestene eller de ansatte som jobber med dem. Derfor er en av grunnsteinene i tjenestedesign å snakke med mennesker og forstå behovene deres og bruke dette som utgangspunkt for å skape bedre tjenester. 

 

Last ned en komplett guide for tjenestedesign

 

Sånn! Nå kan vi dykke dypere inn i prosjektet til Vestfold og Telemark fylkeskommune. 

Ikke bare skjema som var utfordringen 

Fylkeskommunen hadde som utgangspunkt å digitalisere et papirskjema. Skjemaet brukes i prosessen for å avklare veien videre for ungdom som står i fare for å avbryte videregående opplæring. Men etter å ha snakket med både ungdommer og ansatte, viste det seg at det ikke bare var skjemaet som var problemet. 

Prosjektdeltaker og teamleder Eva Skage i Oppfølgingstjenesten forteller:  

- Som et resultat av denne innsikten, identifiserte vi flere problemstillinger som vi jobbet videre med. 

  • Hvordan kan vi tidlig identifisere ungdom som står i fare for å avbryte opplæringen, slik at de får god tilrettelegging og støtte i prosessen?  
  • Hvordan kan vi raskt avklare veien videre sammen med ungdommen? 
  • Hvordan kan vi sikre at ungdom som har avbrutt opplæring finner veien tilbake og fullfører sin opplæring?  

 Eva Skage er positiv til at det nå jobbes mer helhetlig med rutinen.  

- Hovedmålet med tjenestedesignprosjektet er å forbedre rutinen for avklaring, slik at vi sikrer en god og riktig oppfølging av elever, lærlinger og lærekandidater som avbryter eller står i fare for å avbryte videregående opplæring. 

Verdifull innsikt fra ungdommen selv 

En viktig del av innsiktsarbeidet har vært samtaler med ungdommer.  

 - Dette prosjektet bidrar med innsikt, formidlet av ungdom selv. Om sine opplevelser med våre møter og skjemaer. Det gir oss konkret grunnlag til å bli enda bedre i møte med ungdom i en sårbar og vanskelig situasjon, sier direktør Helge Galdal fra sektor Opplæring og folkehelse i Vestfold og Telemark fylkeskommune.   

- Vi har jobbet med å forstå ungdommens opplevelse og erfaringer med prosessen, og samtidig forstå hvordan støtteapparatet og involverte aktører opplever den, forteller prosjektleder og tjenestedesigner Kristiane Hetlevik fra ACOS.
sitater fra ungdommer-1

Bilde: Sitater fra intervjuer med ungdommer og aktører 

 
I løpet av intervjurundene ble det avdekket at mange ungdommer opplever avklaringsmøtet (hvor man avklarer veien videre for utdanning eller lære) som vanskelig. 

- Andre funn peker mot for dårlig samhandling mellom involverte aktører og for lite forberedelser sammen med ungdommen i forkant av avklaringsmøtet. Dette resulterer i at ungdommene blir svært nervøse og i verste fall ikke møter opp, forteller Kristiane. 

Mange av aktørene var også helt klare på at de ønsker å kobles på tidligere når ungdommen får mye fravær. Og for å oppnå en smidigere prosess skal også avklaringsskjemaet digitaliseres, legger Kristiane til.  

Persons
Bilde: Basert på brukerhistorier fra intervjuer ble det utformet fiktive personer (personas) 

Fra innsikt til løsning 

Basert på de viktigste funnene i innsiktsarbeidet, har vi jobbet fram en rekke ideer og mulige løsninger sammen med ungdommer og involverte aktører. Løsningene har fokus på forebyggende arbeid, hvor man raskere kan identifisere ungdommer som sliter og hvor man kan samhandle enda bedre på tvers av roller. 

- I den videre prosessen vil vi involvere ungdommer og aktører som testpersoner for å finne ut hvilke løsninger som fungerer best, og optimalisere disse. Fylkeskommunen sikter på å kunne ta i bruk den nye rutinen fra skolestart 2022, forteller Kristiane.  

Dette vil fylkeskommunen oppnå med tjenestedesign som arbeids-metode 

 Gjennom prosjektet ønsker fylkeskommunen å oppnå flere mål:  

  • En bedre opplevelse for ungdommen og en mer oversiktlig prosess 
  • Økt kvalitet på oppfølgingen og sikre at ungdommens rettigheter blir ivaretatt  
  • Øke effektiviteten på administrasjonen rundt ordningen 
  • Sikre at det ikke oppstår unødig opphold for ungdommen 
  • Redusere kostnaden for den enkelte ved å ikke få god nok hjelp (langsiktig perspektiv) 

 - I tillegg til metodikken tar vi med oss all kunnskapen fra innsiktsarbeidet. Intervjuene med elever, ansatte og andre involverte har gitt oss verdifull kunnskap som vi kan utnytte langt utover dette prosjektet, sier Eva Skage.  

Samarbeid gir de de beste løsningene 

Prosjektet er et samarbeid mellom fagpersoner i sektor for Opplæring og folkehelse, rådgivere i teknologi og digitalisering og ACOS som er leverandør av tjenestedesign og digital skjemaløsning.  

Kristiane er tydelig imponert over fylkeskommunen:  

- All ære til fylkeskommunen som har satset på dette viktige prosjektet, og tatt i bruk tjenestedesign som metode for å jobbe tverrfaglig og helhetlig med en kompleks utfordring. Vi har stor tro på at når ulike fagdisipliner samarbeider, får vi til de beste løsningene!  

 

Last ned en komplett guide for tjenestedesign

 

 Har du spørsmål om tjenestedesign?

Fyll ut skjemaet under, så hører du fra oss innen kort tid!

 

 

Skrevet av Malin Tøsdal