<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Hva kan du oppnå med et smart skjema?

Hva er egentlig forskjellen på et papirskjema, et elektronisk skjema og et digitalt skjema? Og er et smart skjema egentlig "bare et skjema"?
Ordet skjema henger igjen fra gode gamle dager da alt var på papir. I dag derimot, er verdien av smarte og digitale skjema en helt annen. Kanskje har ordet skjema hengt igjen litt for lenge?

Å gjøre et skjema elektronisk er ikke et mål i seg selv

Du oppnår ikke de store gevinstene ved å ta et papirskjema og gjøre det elektronisk. Det hjelper ikke å sette strøm på et papir og forvente begeistring fra brukerne eller mottakerne av informasjonen som kommer inn.

Det er mekanismene som ligger bak, rundt og i skjemaet som har verdi.

Så hva er egentlig et smart skjema, og hva kan vi kalle det?

Du kan oppnå mye mer enn bare digital postgang ved å bruke skjema i digitaliseringen. Med et smart skjema kan vi:

  • automatisere saksbehandling

  • automatisere prosesser

  • digitalisere tjenester

  • strukturere datafangsten

Er det da fortsatt et skjema? Eller en interaksjonsplattform, et samhandlingsverktøy, en datafangstløsning eller til og med et digitaliseringsverktøy?


Automatisk utfylling av data

Med automatisk utfylling i skjema sparer du utfyller for tid, og du kan være sikker på at informasjonen som blir sendt inn er korrekt. Personopplysninger som navn, adresse og informasjon om nærmeste familie kan hentes fra Folkeregisteret og telefonnummer og e-post kan hentes fra Kontakt- og reservasjonsregisteret og fylles inn automatisk.

Videre kan informasjon om organisasjoner hentes fra enhetsregisteret. Matrikkeldata med informasjon om eiendommer, kartpunkt eller områder kan hentes fra ulike karttjenester, mens informasjon om ansatte og deres arbeidsforhold kan hentes fra AD (Active Directory). 

Jeg vil se produktvideo!

Integrasjon mot fagsystem

Med bruk av webservice API kan skjemaet integreres med andre fagsystem eller registre, og både hente ut og sende tilbake data. Her kan du gjenbruke data du allerede har om personen og presentere det i skjemaet, eller oppdatere fagsystemet med ny informasjon basert på valg gjort i skjemaet. På denne måten kan vi både digitalisere tjenester og automatisere saksbehandlingen.

Validering i skjema

Med valideringer i skjemaet kan du være sikker på at riktig informasjon blir fylt ut, og at dataene som kommer inn er korrekt. Dette kan også brukes til å stoppe utfyller underveis i skjemaet. Ved å sette krav til utfyllingen basert på definerte regler, kan du i løpet av skjemaet få nok informasjon til å behandle en søknad. Og vipps - du har automatisert en regelstyrt prosess!

Vil du ta det enda et steg lenger, kan du tilpasse kvitteringsteksten basert på valgene gjort i skjemaet. Da kan du fortelle utfyller at de har fått søknaden innvilget bare et sekund etter at de klikket på send-knappen. Og vedtaket? Det sendes til utfyllers e-post. Flott, ikke sant? 

Les også: Spar penger med automatiserte prosesser

Sporvalg, utregning og scripting 

Med bruk av sporvalg i skjemaet kan du gjøre skjemaet dynamisk. Kun feltene som utfyller skal fylle ut, blir synlig i skjemaet. Du kan lage sporvalg med radioknapper, nedtrekkslister eller mer avansert, med scripts.

Ved bruk av enkel excel-logikk kan skjemaet gjøre utregninger av utfylt data. Utregningene kan for eksempel brukes til å avgjøre om brukeren skal få sende inn skjema eller ikke, eller definere en sum som brukeren skal betale.

Og med scripting er det mulig å programmere i skjemaet. Dette kan blant annet brukes til å manipulere data i felt og andre elementer, søke opp og hente data fra webservice, datakilder og brukerprofiler. Videre kan du validere gyldigheten av utfylling og valg i skjemaet. Du kan også advare bruker eller forhindre innsending, og evaluere om felt og elementer i skjemaet skal være synlig eller ikke.

Les også: Slik lager du digitale tjenester - helt selv

Så hvordan ser dette ut i praksis?

La oss ta en titt på et konkret case. Her skal vi ved hjelp av et smart skjema digitalisere prosessen med oppdatering av arbeidsavtaler for de ansatte. 

Denne problemstillingen kom fra fra en av våre kunder: To kommuner skulle slå seg sammen, ved kommunesammenslåingen i 2020. Dette innebar at alle 4000 ansatte måtte signere en ny arbeidsavtale i den nye kommunen. 


Gammel manuell løsning: 

Ny digital løsning: 
  1. Leder gjør de aktuelle endringene i fagsystemet. I dette tilfellet Visma HRM
  2. Leder oppretter arbeidsavtalen i dokumentmal
  3. Fyller så inn opplysningene fra Visma HRM manuelt
  4. Leder printer ut arbeidsavtalen
  5. Sender arbeidsavtalen til arbeidstakeren
  6. Arbeidstaker ser over, signerer og leverer avtalen tilbake til leder 
  7. Leder skanner og arkiverer i personalmappen 
  1. Leder gjør endringer i Visma HRM
  2. Leder sender ut lenke til alle ansatte til et skjema
  3. De ansatte åpner lenken og er automatisk innlogget i skjemaet via AD 
  4. Skjemaet er ferdig utfylt med data om stillingen fra Visma HRM 
  5. Den ansatte ser over at alt er riktig og godtar betingelsene 
  6. Arbeidsavtalen blir automatisk arkivert i den ansattes personalmappe

Modell av ny løsning: 

Ny digital løsning

Når lenken til skjemaet deles på intranett eller i andre interne kanaler har alle ansatte tilgang til skjemaet. De ansatte møter et ferdig utfylt skjema som godkjennes med et enkelt klikk og sendes inn. Mekanismer i skjemaet gjør resten av jobben.

Med vårt samhandlingsverktøy, ACOS Interact, kan du selv bygge og vedlikeholde egne smarte skjema.

Vil du vite mer?

Last ned produktark om ACOS Interact

Eller, legg igjen kontaktinformasjon under, så tar vi kontakt med deg:

Skrevet av Jørgen Daviknes