Digitalisering skjer raskere enn noen gang, og det kan av og til være utfordrende å henge med når "digitaliseringstoget" tuter av sted. Men du kan i hvert fall begynne med å kjøpe deg en billett, og bygge digitale tjenester - helt på egenhånd.
Koronapandemien skapte nye behov
La oss se på et behov som oppstod for alle kommuner i 2020.
I mars 2020 kom koronaviruset for fullt til Norge og smitten økte i et rasende tempo. Helsevesenet var ikke forberedt på trykket dette medførte og innså raskt at de ikke hadde nok ressurser. Behovet for beredskapspersonell som kunne tilkalles, oppstod umiddelbart. Heldigvis kunne digitale tjenester effektivisere denne prosessen.
Ved å bygge et digitalt skjema for registrering av frivillige, var mye løst. Kommunene kunne enkelt distribuere skjemaet på nettsiden og i andre digitale kanaler. Det ble enkelt for aktuelt personell å melde seg tilgjengelig, og personinformasjonen som kom inn ble hentet fra offentlige registre. Dette gjorde at kommunen kunne være trygg på at informasjonen som ble samlet inn var korrekt.
Informasjon om personen som meldte seg ble automatisk avlevert til rett fagsystem som strukturerte data. Kommunene satt da igjen med en nøyaktig og reell oversikt over tilgjengelige ressurser.
Allerede dagen etter at Norge ble stengt ned, delte Kongsvinger kommune denne posten på sin Facebook-side:
Kommunen hadde da nylig oppgradert verktøykassen med en løsning der de selv kunne bygge digitale skjema. Dette sparte dem for mye manuelt arbeid, og sørget for at de enkelt kunne registrere tilgjengelig helsepersonell.
Har du lyst til å lære mer om løsningen Kongsvinger brukte?
Les også: "Hva kan du oppnå med et smart skjema?"
Koronatelefon vs. koronaskjema
Et annet behov som oppstod var bestilling av koronatest. Koronatelefonen ble raskt standarden for bestilling av test. Tusenvis av sykepleiere besvarte telefoner i stedet for å faktisk gjennomføre testene.
Heldigvis tok en del kommuner raskt i bruk digitale løsninger for bestilling av test. Skjemaet under er laget av Eigersund kommune og ligger tilgjengelig for alle kommuner i ACOS Interact sin delingstjeneste med over 800 skjema.
Hva oppnår du ved å gå fra papir til digitale tjenester?
-
Kvalitet og trygghet på at dataene som kommer inn er korrekt
-
Strukturerte data som kan leses av maskiner og gjenbrukes i saksbehandlingen
-
Bedre tjenester for brukeren
-
Tilgjengelige tjenester hele døgnet
-
Effektiv datafangst som automatisk går til rett plass i rett system
Fra behovet for en digital tjeneste oppstår, til den kan rulles ut til publikum, trenger ikke nødvendigvis å ta så lang tid. Men - det krever at organisasjonen er forberedt og har de rette verktøyene på plass. Et sentralt verktøy for å kunne digitalisere, er et skjemaverktøy der du kan bygge egne skjemadialoger og skjemaflyter.
I videoen under settes det opp et helt enkelt skjema, fra bunnen av, der brukeren må oppgi hvilken type søker de er, og inntektsopplysninger som del av en søknadsprosess.
De enkle, raske gevinstene
Enten du har komplekse digitaliseringsprosjekt eller kun ønsker å hente ut de enkle gevinstene i første omgang, vil et godt skjemaverktøy være nyttig.
Tenk på alt som ligger lagret i arkivsystemet i din organisasjon. Alt som ligger der har på en eller annen måte blitt lagt inn. Det har enten blitt punchet manuelt inn, eller det har kommet inn automatisk.
Interne skjema som gir verdi
De fleste organisasjoner har et system for feriesøknader og reiseregninger. En skjemaløsning vil ikke kunne konkurrere mot det, eller andre fagsystem med egen søknadsfunksjonalitet.
Du trenger en skjemaløsning til prosesser, søknader og andre behov for datafangst som ikke dekkes av et eget system. Og hva kan det være?
Internt i en organisasjon er det mengder av søknader, bestillinger, rapporter, avtaler med mer som behandles hver dag. Dette skal stort sett avleveres inn i ett eller annet system. Det kan være registrering av nyansatte, arbeidsavtaler som skal signeres, bestilling av ny PC, timelister for vikarer, permisjonssøknader, rapportering på tilsyn eller annet. Hvordan løses det i din organisasjon i dag?
Digitaliseringstoget forlater snart perrongen. Har du husket å kjøpe billett?
Eller, legg igjen kontaktinformasjon under, så tar vi kontakt med deg:
