6 råd for en vellykket innføring av ditt nye arkivsystem

Selv om leverandøren av ditt nye sak- og arkivsystem leder deg trygt gjennom innføringsprosjektet, er det mye nytt å sette seg inn i. Det vet arkivleder i Luster kommune, Marit Kvalen. Hun ledet innføringsprosjektet da kommunen valgte WebSak fra ACOS som sitt nye sak- og arkivsystem, og beskriver det så treffende:

Heldigvis blir veien til driftssetting litt enklere når du kan trå i fotsporene til andre som har gått i samme retning. Så med rykende fersk erfaring i ryggsekken, gir Marit og Luster kommune deg 6 gode råd som du kan ta med deg inn i ditt kommende innføringsprosjekt.

1. Snakk med organisasjoner som har samme system som deg

Det er mye kunnskap å hente fra andres erfaringer. Det gjør du allerede ved å lese denne artikkelen. På samme måte kan det være verdifullt å slå av en prat med dyktige folk i andre organisasjoner. Alle innføringsprosjekter er unike, så du vil få best utbytte av å kontakte organisasjoner som ligner på din egen, både i størrelse, organisering, målgrupper og behov. Ikke minst bør dine kontakter ha erfaring med det samme sak- og arkivsystem som du selv skal innføre.

For Luster kommune ble en tett dialog med de andre kommunene i deres nye IKT-samarbeid veldig viktig:

- Det betydde mye for oss at vi kunne lene oss på andre kommuner med samme system, og få hjelp fra dem, forteller Marit.

2. Lag en tydelig informasjonsplan for resten av organisasjonen

Det er en dårlig bevart hemmelighet at god kommunikasjon er hovedingrediensen i ethvert suksessfullt prosjekt. Men selv om leverandøren er ansvarlig for å utforme en god og detaljert prosjektplan, er kundens egen prosjektgruppe helt avgjørende for å sikre en god informasjonsflyt. Dette gjelder særlig når andre ansatte i organisasjonen skal inkluderes i prosjektet, som for eksempel saksbehandlere ved opplæring og IT-ansatte ved tekniske installasjoner.

Dette tar oss til Marits råd nummer to. Hun kan nemlig fortelle at det var god kommunikasjon innad i organisasjonen under hele prosjektperioden - og dette var årsaken:

- Vi var flinke til å selge inn alle aktivitetene underveis i prosjektet. Vi lagde en tydelig informasjonsplan til alle i kommunen som hadde en rolle i prosjektet. I planen beskrev vi tydelig hva som skulle skje til enhver tid og hvem som var involvert. På den måten visste hver enkelt ansatt alltid hva de skulle gjøre, og hva de hadde ansvar for.

3. Skap internt engasjement! 

Sammen med resten av prosjektgruppen i Luster, hadde Marit en tydelig plan på hvordan de skulle engasjere sine kolleger under prosjektperioden: 

- Vi ønsket å skape blest om arkivet, og gjøre det mer «hot». Så vi solgte det inn til de ansatte som at vi skulle ta i bruk et «sexy» arkivsystem, avslører Marit med glimt i øyet.

Opplæring er en av fasene i innføringsprosjektet hvor det interne engasjementet er helt avgjørende. For at det skal bli attraktivt for brukerne av systemet å delta, kan du gjøre det lille ekstra som skaper litt spenning og moro. Den strategien fulgte gjengen i Luster kommune med stor suksess:

- Vi hadde opplæring med konkurranser og utdeling av fruktkurv, forklarer en fornøyd Marit.

Når du klarer å engasjere de ansatte, gir det positive ringvirkninger for resten av prosjektet. Marit er imponert over sine kommunekolleger som alle var med på å spre engasjementet.

- Det at alle var så modne for et nytt sak- og arkivsystem, og virkelig ønsket å komme raskt i gang, gjorde at det var en stor velvilje i hele organisasjonen. Alle hev seg rundt og var med, noe som bidro til den gode fremdriften i prosjektet. Det gjorde også overgangen til det nye sak- og arkivsystemet lettere.

4. Lag guider og videoforklaringer for bruk av systemet

Marit bruker ordet «arkivsk» for å beskrive måten hun og kollegene snakker om arkivet på. Samtidig påpeker hun at dette språket egner seg dårlig til å beskrive systemer for nye brukere og innbyggere uten kjennskap til de ulike løsningene.

For å sikre at innbyggerne får god hjelp og utbytte av systemene lagde de en enkel videoforklaring og hjelpetekster. Disse ligger tilgjengelig på kommunens hjemmesider, og er til god støtte for brukerne av systemer som for eksempel ACOS Innsyn.

På samme måte kan det være nyttig å lage guider for organisasjonens ansatte som skal jobbe i systemene. For i motsetning til opplæring som gis «live», kan guider over video eller tekst brukes når som helst, hvor som helst - og akkurat når det passer for deg.

Et lite bonustips: Sjekk om leverandøren av ditt nye sak- og arkivsystem tilbyr digitale opplæringspakker. ACOS tilbyr for eksempel videoserier som en del av opplæringstilbudet til nye kunder. Det er populært!

5. Hold deg oppdatert på fagfeltet

Kunnskap er makt - også ved overgangen til nytt sak- og arkivsystem.

Har du litt kompetanse rundt arkivet som fagområde, den teknologiske utviklingen i bransjen eller funksjonaliteten som ligger i de ulike systemene? Ja, da vil det hjelpe deg til å ta gode og riktige valg når du skal anskaffe nytt sak- og arkivsystem.

I vår digitaliserte verden hvor utviklingen skjer i rekordfart, er det fint at kunnskap kan læres. Og det leder oss til råd nummer 5:

- Det er viktig at du holder deg faglig oppdatert. På den måten får du kunnskap om hvordan andre kommuner har løst utfordringer som du selv står i, og du ser gjerne at «dette kunne vi ha gjort annerledes». Jeg synes det er veldig kjekt å delta på ACOS Brukerseminar og å følge med på fagbloggen.

Marit tipser også om at det er lurt med massetrening, og å bruke systemet mye, for å holde på kompetansen.

6. Ta sjansen – hopp i det beste med én gang

Når en organisasjon anskaffer et nytt sak- og arkivsystem, inkluderes gjerne flere moduler, integrasjoner og tjenester for en mer komplett og helhetlig arkivløsning. Men blir det mange nye løsninger og ukjent terreng, kan det virke så overveldende at de eldre, mer veletablerte systemene oppleves som et tryggere valg. 

Men skal vi tro Marit, så kan det lønne seg å være litt modig når du skal velge produktporteføljen. Og Luster kommune var nettopp det da de takket ja til å være piloter på ACOS sin nye møtemodul Møte+. Marits optimisme og positive innstilling til å ta i bruk ny funksjonalitet er inspirerende:

- Vi hadde ikke noe annet system som kunne måle seg med funksjonaliteten i Møte+. Derfor tenkte vi: «Her er det jo bare å ta i bruk det nye som finnes, så er vi jo i gang!».

Dette forteller en engasjert Marit, før hun avslutter med å gi deg et sjette råd:

- Dersom du har sjansen til å gå i gang med en helt ny modul eller en oppdatert løsning som gir deg nye muligheter, så er det bare å hoppe i det beste med én gang. Er det noe å lure på?

Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss?