Vurderer du nytt arkivsystem? - Det er bare å gønne på!

- Vi opplevde at en del av de prosessene og rutinene vi hadde fra før var tungvinte. Derfor har vi over lang tid hatt et ønske om å ta digitale grep for å øke effektiviteten, og her har utskiftningen av sak- og arkivsystemet vært et viktig steg.

Og steget tok de i august 2021, da de fikk grønt lys fra sitt IKT-samarbeid.

Viljen ble drivkraften

- I september signerte vi kontrakt med ACOS om innføring av sak- og arkivsystemet WebSak, og i september/oktober ble prosjektet startet. I Luster turte vi å satse på å gjennomføre prosjektet på kun få måneder, noe som var mulig fordi hele kommunen hadde en vilje og et ønske om å få det til.

Og med et skarpt periodeskille kunne kommunen ønske det nye året 2022 velkommen med et nytt sak- og arkivsystem i full drift.

Marit Kvalen, Luster kommune Foto: Privat

- Når vi vet hva vi vil, så er det ikke noe å utsette – det er bare å gønne på, forteller Marit engasjert.

En lang ønskeliste – ligner den på din?

Marit kan fortelle at kommunen hadde mange ønsker for sitt nye arkivsystem. Noen av målene beskriver hun som «hårete», men de var ikke mindre viktige av den grunn. Ei heller uvanlige, og kanskje deler du og din organisasjon mange av ønskene til Luster kommune?

Luster kommunes ønskeliste for nytt sak- og arkivsystem, presentert av Marit Kvalen:

Det nye sak- og arkivsystem skal sørge for:

• en enklere og bedre hverdag for arkivaren
• et bedre, mer intuitivt og brukervennlig system for saksbehandlerne
• flere automatiserte og forenklede prosesser
• økt datafangst
• bedre tilgjengelighet for publikum
• bedre digitale løsninger for folkevalgte
• systemer, rutiner og prosesser som gir mindre etterarbeid og feilretting ved opprettelse av saker og dokumenter
• bedre integrasjoner mellom arkivsystemet og e-post, Teams og filstrukturer
• en enklere skjemaløsning med bedre integrasjon til arkivsystemet, kommunens nettside og andre fagsystem
• en bedre innsynsløsning og postliste med delvis fulltekstpublisering

Når ønskelisten er lang, blir det store spørsmålet: Har Luster kommune oppnådd noen av målene?

- Ja, det har vi, kan en smilende Marit bekrefte - kun 5 måneder etter driftssetting.

For selv om det fremdeles ligger funksjonalitet i WebSak som må brukes over en lengre periode før det gir resultater, har de positive tilbakemeldingene strømmet inn. Og ikke bare fra arkivarene.

Et digitalt løft for:

 de ansatte …

- Arkivarene våre har fått en enklere hverdag, og saksbehandlerne forteller at de er veldig fornøyde med WebSak+. De sier det er enkelt å bruke, forteller Marit.

Hun avslører også at byggesaksbehandlerne har latt seg begeistre av ACOS sin Eiendomsmodul. Her har de gjort flere grep, som for eksempel å få tilpasset arbeidsflytene sine. Dette synes de er flott.

politikere og folkevalgte …

Marit er glad for at drømmen om bedre digitale løsninger for de folkevalgte har gått i oppfyllelse:

- Politikerne er fornøyde med at de har tilgang til dokumentene, at de kan legge inn forslag og at alle ser forslagene med én gang på storskjerm i kommunestyresalen. De har også bare så vidt fått testet voteringsfunksjonaliteten i møtemodulen til ACOS, og det gikk fint.

Luster kommune var pilotkunde på ACOS sin løsning Møte+, noe møtesekretærene har hatt stor glede av. Dette deler Marit på vegne av Anita Bjørk Ruud, som er politisk sekretær i kommunen.

- Alle er fornøyde med Møte+. Det har forenklet hverdagen til møtesekretærene, blant annet fordi løsningen gjør det lettere å hente ut dokumenter. De trenger ikke lenger å gjøre så mye registreringsarbeid, fordi de nå har faste saker og samlesaker i en effektiv og god forenkling.

…og alle innbyggerne i Luster kommune

Med løsninger som ACOS Innsyn kan innbyggerne enkelt finne den informasjonen de leter etter.

- Publikum som jeg spør direkte forteller at de veldig fornøyd med fulltekst, og at det er lettere å finne ting i de nye postlistene.

Marit forteller også at de ønsker å gi innbyggerne god hjelp og støtte, ved å legge til å rette for at de enkelt finner fram i løsningene.

- Vi er klar over at vi snakker «arkivsk», så vi prøver å følge opp innbyggerne ved å lage guider og videosnutter. På denne måten kan vi hjelpe dem med å forstå hvordan de kan ta i bruk løsningene.

Foto: Amalie Forthun Grøthe

Alle ønsker oppfylt av samme leverandør

For å nå målene sine, valgte Luster å ta i bruk flere av systemene til ACOS. Disse er tett integrert med hverandre, noe den sterke koblingen mellom arkivsystemet WebSak og skjemaløsningen Interact er et godt eksempel på:

- Vi er kjempefornøyde med samspillet mellom WebSak og Interact, bekrefter Marit og videreformidler tilbakemeldingene fra kommunens Interact-ansvarlig:

- Skjemaene er lette å lage, og det er lett å sette regler på dem i ACOS Mottak. Vi ser at koblingen til WebSak har løst så mye. Det å kunne definere hvordan skjemaene skal komme inn, og å ha regler på det, er en av tingene som har gjort hverdagen til arkivarene så mye enklere. Nå har vi fått bedre kontroll på de automatiserte prosessene våre.

Oppskriften på en suksessfull innføring

Selv om viljen og engasjementet til Luster kommune var avgjørende for den raske innføringen, mener Marit at suksessen også må tilskrives det gode samarbeidet med ACOS.

Marit Kvalen, Luster kommune Foto: Privat

- Vi opplevde at vi fikk veldig god hjelp fra ACOS. De var hele tiden på tilbudssiden, og betrygget oss på at prosjektet var gjennomførbart innenfor de korte tidsrammene vi ønsket.

Luster fant også stor trygghet i at prosjektet var så godt planlagt fra start til slutt.

- ACOS lagde en veldig god prosjektplan med konkrete milepæler og en tydelig arbeidsfordeling. I ettertid har vi sett at dette var veldig godt for oss. Det sørget for god fremdrift hele tiden, og at det var lett å vite hvem vi skulle spørre når vi trengte bistand.

- Vi kunne snakke som gode kjenninger med én gang

Også menneskene som deltok i prosjektet var en viktig ingrediens i suksessoppskriften, og her har Marit mange lovord:

- Prosjektlederen vår fra ACOS, Silja, var helt strålende! Hun var alltid rolig og løsningsorientert, og veldig flink til å følge oss opp. Jeg opplevde hele tiden at hun hadde full kontroll og oversikt.

En av opplæringskonsulentene til ACOS hadde en kjærkommen egenskap som gjengen i Luster kommune satte stor pris på:

- Ann-Kristin fra ACOS holdt opplæring for saksbehandlerne og arkivarene, og hennes yrkesbakgrunn som arkivar var gull verdt og veldig betryggende for oss. Det var helt tydelig at hun hadde god kompetanse, og vi kunne snakke som gode kjenninger med én gang. Dette gjorde det også lettere å diskutere problemstillinger, nettopp fordi vi snakket samme språk.

Forventninger til WebSak i fremtiden

Marit og Luster kommune er forventningsfulle og motiverte for veien videre med sitt nye sak- og arkivsystem.

- Vi lærer stadig noe nytt om WebSak, og hvordan vi kan utnytte funksjonalitetene i systemet på best mulig måte. Nå har vi verktøyet i hendene, og da er mulighetene mange. Det gjør oss optimistiske til fremtiden med WebSak.

Nysgjerrig på WebSak?

Ta kontakt med Lene!