Dette forteller en lattermild Siw Rotevatn Vikene, prosjektleder, sjefsarkivar og systemadministrator i Tussa Kraft.

Veien til suksess

Når et innføringsprosjekt markeres på denne måten, er det klart man blir litt nysgjerrig på hva som ligger bak. Ja, ikke bare litt nysgjerrig.

Så la Siw fortelle deg om reisen, fra start til slutt.

– Det startet egentlig med at Mørenett hadde gjort en kjempejobb med å undersøke markedet og sammenligne ulike systemer. Da de bestemte seg for ACOS og WebSak, ble det et enkelt valg for oss å gå for den samme løsningen.

Forventningene til det nye systemet

I likhet med Mørenett hadde Tussa mange krav og behov som skulle dekkes av det nye saks- og arkivsystemet.

Siw utdyper:

– Det finnes en rekke faglige standarder som et godt saks- og arkivsystem må følge. Som kraftselskap er det viktig for oss at løsningen ivaretar krav fra offentlighetsloven, personvernforskriften, energiloven og kraftberedskapsforskrifter. 

Gode rutiner for arkivering 

I tillegg til å sikre at viktige dokumenter blir trygt og sikkert arkivert, var det viktig for Tussa å ha en løsning som gir dem enkel og rask tilgang til informasjonen de leter etter. 

– Det er viktig at systemet har en lav brukerterskel, slik at folk faktisk velger å bruke det. På den måten kan vi unngå at brukerne lagrer dokumenter på lokal disk og andre steder. Gjør de det, er det et tydelig tegn på at systemet ikke er godt nok. 

Økt tilgjengelighet i en travel hverdag

For Tussa var enkel arkivering og god brukervennlighet tett knyttet til et annet kjent begrep, nemlig tilgjengelighet.

Derfor valgte de å gå for en skyløsning. Og sagt på den enkle måten: argumentene var like mange som gevinstene.

– Det var viktig for oss å ha tryggheten med at vi alltid er på siste versjon, og at vi i fremtiden slipper store oppgraderingsprosjekter som krever mye ressurser. 

Siw forteller engasjert videre: 

– Det gjør oss også plattformuavhengig, som vil si at det spiller ingen rolle hvilke browser eller enhet du bruker. Om noen sender deg en lenke, for eksempel, får du tilgang rett på mobilen. De fleste av oss har hektiske dager der vi ikke alltid er på kontoret. Så enten du er på reise, i et møte, eller på farten, så har du alt tilgjengelig.

Innsats gir gevinster

Og kanskje det er litt som sitatet i Spider-man: "Med stor makt, følger det et stort ansvar". For når man ser potensialet for gevinster i organisasjonen, øker også presset på å utnytte mulighetene som løsningen gir deg.

– Det blir veldig spennende å se hvordan vi skal utnytte arkivløsningen. Her finnes det uendelig med muligheter! Spesielt når det gjelder tilleggsdata, og skjemaverktøyet Interact. Det blir avgjørende at vi setter av tid til opplæring. Det tror jeg er nøkkelen til at det blir en god løsning for organisasjonen.

Og, hva er god opplæring?

God opplæring kan være så mangt, og alle organisasjoner har forskjellige behov og preferanser som skal dekkes. Men er det én ting som er viktig å ha på plass, så er det en god plan for hvordan det skal gjennomføres. 

Kanskje du kan ta med deg noen tips fra suksessoppskriften til Tussa? 👇

Overgått forventningene

Konfettien har lagt seg, kaken er spist opp, og Siw er godt fornøyd når hun ser tilbake på det Tussa har fått til sammen med ACOS. 

– Det å ha byttet saks- og arkivsystem, har egentlig gått bedre enn forventet. Vi har fått tilbakemeldinger underveis i prosjektet om at det har vært enkelt å imøtekomme forventningene, fordi det hele tiden har vært klare forventninger til hva vi skal oppnå og produsere av materiale. 

God kommunikasjon er utvilsomt viktig for en vellykket implementering. Derfor har Siw et strålende tips til deg som snart skal i gang med et nytt prosjekt:

- Vi hadde mange møter, og vi hadde også møter de gangene vi følte det ikke var så mye nytt å prate om. Også viste det seg at det faktisk var nyttig likevel. Så det anbefaler jeg alle – å ha jevnlige prosjektmøter. 

Snipp, snapp, snute? 

Selv om prosjektet er vel gjennomført, er det lite som tyder på at engasjementet til Tussa er i ferd med å avta. Tvert i mot:

- Vi er veldig godt fornøyde, og vi gleder oss til fortsettelsen!