Planlegger du å forenkle behandlingsprosessen for byggesøknadene som kommer inn til kommunen? Da har du mye å glede deg til.
Vi i ACOS har bistått mange byggesaksavdelinger rundt om i de norske kommuner, og erfaringen er alltid den samme: Ved å erstatte den manuelle saksbehandlingen med automatiserte prosesser, kommer gevinstene omtrent umiddelbart!
Så hvordan kommer du i gang, sånn i praksis? Her har du 4 gode råd:
1. Behandle byggesaker ved hjelp av strukturerte data
Å søke kommunen om byggetillatelse er et krav – men ikke en glede, vil nok mange mene. For dersom byggesakssøknadene må leveres til kommunen i papirformat eller via e-post, oppleves søkeprosessen både tidkrevende og tungvint for søkeren. Og hva blir konsekvensen for deg og dine kolleger ved byggesaksavdelingen? Jo, at dere bruker frustrerende lang tid på å behandle ufullstendige byggesøknader hvor nødvendige opplysninger og dokumenter mangler.
Det første steget for en mer effektiv behandling av byggesøknader, er derfor å gjøre søknadsprosessen så enkel som mulig – både for innbyggere og næringsliv. Da øker også sannsynligheten for at byggesøknadene dere mottar er komplette og riktig utfylt. Vinn-vinn for alle parter!
Så hvordan forenkler du søknadsprosessen? Digitalisering.
Bli kvitt papir og e-postsøknader ved å ta i bruk eByggesøknader (digitale byggesøknader), og strukturer dataene som kommer digitalt inn til dere i kommunen.
Les også: Strukturert datafangst er første steg til automatisert saksbehandling
Karmøy fikk det til – med imponerende resultater! La oss se på noen spennende tall fra kommunen i Rogaland:
- Ved å digitalisere søknadsprosessen, sparte de i 2020 rundt 30 % av tiden de brukte på selve byggesaksbehandlingen
- I 2021 økte de bruken av digitale søknader fra 30 % til 70 % ...
2. Oppdater mottaks- og behandlingssystemet
Takket være råd nummer 1, er det enkelt for den spente søkeren å fylle ut ebyggesøknaden sin digitalt – hurra! Nå er det viktig at søknaden lander trygt hos riktig person i kommunen.
Det store spørsmålet blir derfor:
Hvor godt fungerer mottaks- og behandlingssystemet som tar i mot søknadene som kommer inn?
For deg som er byggesaksbehandler eller leder, vil et godt og velsmurt mottaks- og behandlingssystem utgjøre stor forskjell på hvor effektiv arbeidshverdagen oppleves. Effektiviteten blir ikke bedre enn systemet, så vær både ærlig og grundig i vurderingen av dagens løsninger.
For eksempel anbefaler vi å integrere mottaks- og behandlingssystemet mot Fellestjenester BYGG (FtB). FtB er en digital regelverksplattform, som:
- kontrollerer byggesøknadene automatisk før de sendes digitalt til rett kommune
- sikrer at alle eByggesøknadene leveres i et felles format og utseende, uavhengig av hvilket søknadssystem dere velger å bruke
- legger til rette for en god dialog mellom søkerne og dere i kommunen gjennom hele behandlingsprosessen
Behandlingsprosessen i 3 steg Et eksempel med løsningene ACOS Mottak og Eiendom+
|
3. Få full kontroll fra A til Å
Prosessen med å motta, behandle og innvilge/avslå byggesøknader – så vel som kommende planforslag – kan være omfattende. Det er derfor viktig å innarbeide gode rutiner og metoder som gir deg full styring på søknadsprosessen, fra start til slutt.
Ta en sjekk med dine kolleger i byggesaksavdelingen:
Hvor god kontroll har dere på ...
- ... Frister og behandlingsoppgaver i den enkelte sak?
- ... Rapporter, så vel som datagrunnlag for å utforme og tilgjengeliggjøre disse?
- ... Likebehandling og løpende behandlingsstatus?
- ... Mangel- og vilkårshåndtering?
- ... Behandlingskvalitet?
- ... Formidling av vedtak?
- ... Igangsetting av tiltak?
Dersom du bruker eiendomsløsningen Eiendom+, skal du ha full kontroll.
Da vil blant annet ...
- ... Rapportgrunnlaget samles inn løpende og gjøres tilgjengelig tilpasset brukerrolle
- ... Behandlingsstøtte med innebygget nasjonal sjekklistekontroll og behandlingsflyt sørger for likebehandling og løpende behandlingsstatus
- ... Mangel- og vilkårshåndtering kommuniserer, logges og suppleres av søker-system. Dette bidrar til betraktelig bedre kommunikasjon og behandlingskvalitet.
- ... Vedtak kommuniseres direkte til søker-system, som fører til at tiltak kan iverksettes så raskt som praktisk mulig for søker
4. Utnytt synergieffektene
Når du følger de tre første rådene, vil du oppleve store gevinster omtrent med én gang. Men hvorfor stoppe der?
La oss ta det et steg lenger: Utnytt gevinstene – og skap enda flere gevinster!
Her er et spennende eksempel med Nasjonal produktspesifikasjon for plan- og byggesak (NPS) og ACOS WebSak med Eiendom+:
Ved å utnytte KS sin standard NPS 3.1 og Eiendom+, kan du behandle de ikke-standardiserte fagområdene – ikke bare de standardiserte eiendomssakene. Du følger den samme standardiserte behandlingsmetodikken, men mot annet lovverk for disse sakstypene:
- seksjonering
- sammenføyning
- landbruk
- oppmåling
- eiendomsforvaltning
- vann og avløp
Der det mangler nasjonale sjekklister, kan du som jobber i Eiendom+ bruke ACOS sine egne kontrollister. Disse har vi selv tilrettelagt for, slik at du kan forvalte dem lokalt.
Følg rådene i "riktig" rekkefølge
La du merke til at de fire rådene til sammen dekker hele behandlingsprosessen av byggesøknadene?
Vi anbefaler deg å følge rådene i den samme rekkefølgen som du leste dem:
- Begynn med strukturert datafangst og eByggesøknader for innbyggere og næringsliv
- Ta deretter en vurdering på om din byggesaksavdeling har et mottaks- og behandlingssystem som fungerer optimalt
- Sørg så for at du har full kontroll på saksbehandlingen fra start til slutt
- Når gevinstene av ditt digitaliseringsarbeid melder sin ankomst (og det vil de gjøre rimelig kjapt), kan du bruke dem til å oppnå nye gevinster.
Du har mye moro i vente. Vi heier på deg!
|
Lene Melås Hellesøy
|
Har du spørsmål?
|
