Strukturert datafangst: Veien til automatisert saksbehandling

Mange ønsker å gå rett på å digitalisere og automatisere hele forretningsprosesser. Dette kan ofte være vanskelig, og skyldes i de aller fleste tilfeller en av disse to problemstillingene: 

1. Hvordan skal du lage digitale prosesser når det digitale datagrunnlaget ikke er tilgjengelig - eller til å stole på?
   
   

2. Hvordan kan du lage automatiske prosesser når det ikke eksisterer etablerte, digitale regler for å ta automatiske beslutninger?
   
   

Vårt råd til deg er å starte med datafangst, sånn at du får strukturert informasjonen med en gang, og har den lagret til et senere tidspunkt. Klar til bruk, når både organisasjonen og prosessen er klare for å ta neste steg i digitaliseringen. 

Forretningsprosessen er ikke statisk

En forretningsprosess før den er digitalisert, er ikke den samme som etter. Dette kaller vi en digital transformasjon. Det handler om å endre måten du jobber på med systemene og menneskene som er involvert, og tilpasse seg dette. 

En forretningsprosess er ikke statisk, men endrer seg over tid. Det kan være for å bli mer effektiv, eller fordi omgivelsene endrer seg. Hvis datagrunnlaget ditt ikke er godt nok kan det skyldes for dårlig kvalitet, eller at du mangler nødvendige regler for å gjøre beslutninger. Da øker risikoen for at du ikke klarer å vedlikeholde forretningsprosessene dine over tid, og du kan lett falle tilbake til gamle rutiner. 

Hvorfor bør du starte med strukturert datafangst?  

Hensikten med å fange og strukturere data, er å sikre god nok kvalitet på datagrunnlaget, slik at du kan gjennomføre automatiske prosesser uten behov for manuell registrering.

I noen tilfeller der datagrunnlaget i systemene inneholder mangler, velger noen å sette i gang dyre prosjekter for å øke kvaliteten i systemene. Noen velger også å sette på AI for å tolke dataene og forbedre de underveis. Dette er ikke alltid den beste løsningen, ettersom at du kan risikere at det tar for lang tid å tolke dataene, og at det blir for dyrt. 

Oppdaterer du fortsatt datagrunnlaget ditt manuelt?
Da bør du starte med strukturert datafangst med én gang - for å klare å ta steget mot digitale og automatiske prosesser.

Ved å fange, strukturere og avlevere informasjonen til systemene fra starten av, vil kvaliteten forbedres umiddelbart. Vi har gode eksempler på kunder som startet med å oppdatere fagsystemene sine ved å benytte skjemaverktøy. Deretter utvidet de med nye, digitale og automatiserte tjeneste, fordi de så at de kunne stole på dataene.

Tving ustrukturert data til å være strukturerte

En del organisasjoner ønsker å bruke AI for å strukturere ustrukturert informasjon, slik som e-post og brev. Det vil være billigere og enklere å kutte ut e-post som kanal, og heller tilby digitale skjema. Da får du strukturert dataene med en gang og kan bruke AI på andre mer krevende oppgaver!