<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Umiddelbare gevinster med digitalt arkiv i skyen

Skjervøy kommune har sammen med sine tre andre nabokommuner valgt å plassere sak- og arkivløsningen WebSak i den fremtidsrettede skyen. Dette til full jubel fra brukerne av systemet. For i skyen kommer ikke bare fordelene i flokk – de kommer også umiddelbart.

I denne artikkelen deler arkivleder i Skjervøy, Karstein Alvestad Skogseth, sine sky-erfaringer med deg – i tillegg til sitt aller beste råd til andre virksomheter som også ønsker å stige til værs.
 

Men først: Hvorfor er skydrift så viktig?

 

Når det gjelder IT-sikkerheten, så blir det mindre ansvar hos oss, og mindre vedlikehold for IT-samarbeidet. Oppgavene med oppdateringer og vedlikehold av programvaren, har jo dere for oss nå. Det frigjør en del arbeid for våre IT-ansatte.  

Karstein Alvestad Skogseth, arkivleder i Skjervøy kommune

Sammen med 3 av de andre kommunene i det interkommunale IT-samarbeidet, Nord IKT, gikk Skjervøy kommune til anskaffelse av et nytt sak- og arkivsystem. I anbudsprosessen var det særlig ett krav som tronet over de andre:

- Vi hadde et ønske om å løfte arkivet opp i skyen, og er derfor glade for at vi valgte ACOS og WebSak.

Dette forteller Karstein Alvestad Skogseth, som ledet innføringsprosjektet fra Skjervøy sin side. Men hvorfor var akkurat dette med sky så viktig for kommunen? Her er Karstein tydelig i talen:

- For oss handlet det om å frigjøre serverkapasitet. Vi er nemlig 5 kommuner som bruker samme servere gjennom det interkommunale IT-samarbeidet vi har. Så at 4 kommuner kan løfte sine arkiver opp i skyen frigjør veldig mye serverkapasitet. Dette er en stor fordel for de felles serverne vi har og driften av disse.

Men det stopper ikke der. For fordelene og gevinstene de opplever med ACOS Skydrift strekker se langt lengre enn besparelsene med å frigjøre serverkapasitet. Dette måtte vi selvfølgelig utforske nærmere, så vi ba Karstein ta oss gjennom høydepunktene.

 

Book en skyprat med Eivind!


Sikkerheten først!

Fra å selv drifte sitt gamle sak- og arkivsystem lokalt, har ACOS nå overtatt hele ansvaret for driften av WebSak hos samarbeidskommunene i nord. Dette innebærer også at ACOS sørger for å bevare sikkerheten i alle ledd – til både glede, trygghet og tidsbesparelser for Karstein og resten av brukerne i Skjervøy.

Karstein trekker fram Østre-Toten kommune som et godt eksempel på hvor viktig IT-sikkerhet faktisk er:

- Jeg har vært referanse for flere andre kommuner som vurderer å gå i skyen og overlate driften til ACOS. Blant annet har jeg snakket med Østre-Toten kommune, som i begynnelsen av 2021 ble utsatt for et dataangrep på sine servere, hvor personopplysninger ble stjålet. Dette viser blant annet hvor tydelig fordelen er med å løfte nettopp det med IT-sikkerheten ut i mer kompetente miljøer.

Østre-Toten kommune har i etterkant av angrepet blitt en del av ACOS sitt skysenter, hvor de i likhet med Skjervøy kan være sikre på at dataene ligger trygt bevart oppe i ACOS-skyen.

 

Fleksibelt og tilgjengelig - overalt

Tilgjengelighet troner høyt på topplisten til Karstein over de beste fordelene med å rykke opp i ACOS-skyen. For overgangen til WebSak og ACOS Skydrift har tilgjengeliggjort arkivet for de ansatte, noe som kommer alle saksbehandlerne i Skjervøy kommune til gode:

- Skyløsningen har vært med å muliggjøre arbeidet på hjemmekontor. Løsningen blir mye mer tilgjengelig for de ansatte som er ute og farter eller er hjemme i hjemmekontorperioden som vi har vært inne i nå. Det er så enkelt når man kan jobbe med WebSak både på mobil og nettbrett, og du har det tilgjengelig til enhver tid.

 

Det er et betydelig framskritt for saksbehandlerne med WebSak+. Siden systemet er mye mer tilgjengelig og enklere å bruke, blir også bruken riktigere.  

Karstein Alvestad Skogseth, arkivleder i Skjervøy kommune

Og her forteller Karstein at den populære saksbehandlingsklient WebSak+ høster mange lovord:

- Det er veldig mange gode tilbakemeldinger på WebSak+. Sammenlignet med systemet vi har hatt tidligere, så fungerer WebSak+ veldig bra. Det er veldig tilgjengelig, og det er enkelt og oversiktlig.

En enklere arbeidshverdag med WebSak+

For WebSak+ gjør ikke bare arkivet mer tilgjengelig, det forenkler og effektiviserer også arbeidshverdagen til de mange brukerne.

- Det er et betydelig framskritt for saksbehandlerne med WebSak+. Siden sak- og arkivsystemet er mye mer tilgjengelig og enklere å bruke, blir også bruken riktigere. Brukergrensesnittet i systemet gjør rett og slett at bruken blir lettere. Så det største suksesskriteriet her er at bruken har gått opp. I tillegg er det tilrettelagt i systemet for at mest mulig kan gjøres av saksbehandlere, slik at vi som er i arkivet kun driver med kvalitetskontroll og ikke saksbehandling.

I trygge hender under innføringsprosjektet

Innføringen av WebSak i skyen startet for Skjervøy og samarbeidskommunene i september 2020. Med 4 kommuner og et felles mål, måtte prosjektet legges opp på en annen måte enn det som kanskje er tradisjonelt ved én kommunes innføring.

- Vi er 4 kommuner som skulle få inn WebSak på samme tid. Med forskjellige strukturer og forskjellige ønsker hos kommunene, var det viktig for oss å samordne prosjektet og prøve å være en felles stemme. Vi ønsket jo at jobben skulle bli så lett som overhodet mulig, og at ikke alle ber om oppfølging på de samme tingene hver for seg.

Det lykkes kommunene godt med, og Karstein gir samarbeidet og den tette kontakten med ACOS mye av æren for nettopp det.

- De to prosjektlederne vi hadde fra ACOS var alltid tilgjengelige og hyggelige - og veldig på tilbudssiden. Vi fikk god oppfølging og hadde en tett dialog med jevnlige møter. I perioder var det ukentlige og daglige møter. Også i etterkant da vi gikk over i ordinær drift, altså etter at prosjektet ble avsluttet, hadde vi jevnlige ukentlige møter der vi tok opp forskjellige problemstillinger knyttet til det å være i ordinær drift.

Se opp for fremtiden!

For den ligger i skyen. Og vi er enige med Karstein når han beskriver innføringen av WebSak driftet i skyen som et stort digitaliseringssteg.

- Med vårt gamle system var utseende for brukeren den samme uansett om du jobbet med saksbehandling eller om du jobbet med arkiv. Derfor var jobben mye mer tungvint fordi saksbehandlerne fikk så mange unødvendige bolker og punkter som bare er støy når de jobbet. Det var funksjoner i løsningen som de ikke egentlig har noe med å gjøre. Så det å få enklere skjermbilder som gjør at det blir lettere å bruke, har ført til digitalisering i kommunen.

Etterspørselen etter skybaserte løsninger øker, og Skjervøy er stolte av å være tidlig ute med fremtidens løsning.

- Vi føler jo at vi har vært med å drive fram innovasjon også. Ved å først ønske en skyløsning, og deretter at dere har løftet arkivet vårt opp i skyen. For det har kanskje fått hjulene hos dere til å gå enda fortere enn de kanskje ville gjort om vi ikke hadde bedt om det. Så nå er løsningen på plass, og det gjør at flere også kan benytte seg av denne muligheten til å løfte arkivet opp. Så vi er litt stolte av det at vi har vært med å drive innovasjonen fram.

 

Jeg er stor tilhenger av skyen, og kan absolutt anbefale andre kommuner og virksomheter å gå opp i skyen slik vi og våre samarbeidskommuner har gjort.

Karstein Alvestad Skogseth, arkivleder i Skjervøy kommune


Er dette verdens beste sky-råd?

Og stolte har Skjervøy kommune all grunn til å være. Nå ser andre kommuner til Skjervøy for råd om overgangen til en skybasert løsning, og Karstein – han er ikke vond å be. Og kunne han bare ha gitt et eneste råd, så hadde det vært:

- Mitt aller beste råd er å kartlegge rutinene på forhånd. Altså før innføringsprosjektet begynner. Ikke bare kartlegg hvem som sitter hvor, men sett deg inn i rutinene som foregår rundt på huset, så du får en oversikt over hvor det er digitaliseringspotensial. Hvilke rutiner er det folk har? Da må du ned til hver enkelt person og høre hvordan de jobber.

Karstein forteller at det altså handler om å gjøre et godt forarbeid i tråd med prosjektplanene.

- Jo mer du kartlegger på forhånd, jo enklere vil det bli når du skal gjennomføre det. For da har du en bro å bygge til hver enkelt saksbehandler og hver enkelt leder. Når du kjenner til hver enkelt sine egne rutiner, kan du bruke det til å strømlinje-forme hvordan folk arbeider. I tidligere system var det mange ulike rutiner som folk hadde innarbeidet seg. Det handler derfor om å strømlinjeforme arkivarbeidet og saksbehandlingen, og tilrettelegge for at deres jobb skal bli så enkel som mulig.

- Jeg er tilhenger av skyen!

Det er liten tvil om at Karstein er en engasjert sky-supporter. Som en siste oppsummering trekker han fram tilgjengeliggjøring og kapasitet på serverne som de aller største fordelene – som du kan nyte godt av fra første driftsdag. Så Karstein er sikker i sin sak:

- Jeg er stor tilhenger av skyen, og kan absolutt anbefale andre kommuner og virksomheter å gå opp i skyen slik vi og våre samarbeidskommuner har gjort.

Og med det takker vi Karstein for praten, og for at kommunene i Nord-Troms har vært med på å drive fram innovasjon sammen med ACOS – til glede for både små og store virksomheter som framover vil komme flyvende etter.

 

Nysgjerrig på ACOS Skydrift?
Book en skyprat med Eivind!

MicrosoftTeams-image (69)-1

Sett av en hyggelig halvtime, og lær mer om hvilke muligheter som ligger i skydrift for deg og din organisasjon:

 

Book en skyprat på 1-2-3!

 

...eller kontakt oss på den tradisjonelle måten

Kontaktskjemaet står alltid åpent for deg. Send dine tanker og spørsmål til Eivind, så tar han kontakt med deg!

Skrevet av Kristin Elisabeth Larsen