Manuelle prosesser er skikkelig dyrt, og ofte helt unødvendig. Det vet kommunene Kristiansund og Moss! Ved å automatisere arbeidsprosesser, høstet de imponerende resultater – og store gevinster.
La deg inspirere av Kristiansund og Moss – to kommuner som virkelig har tatt digitalisering på alvor! I denne artikkelen tar vi en titt på noen av gevinstene de har sikret seg – kanskje du kan oppnå det samme?
Fra manuelle mareritt til digitale drømmer 💫
Har du noen arbeidsoppgaver som du gruer deg til å sette i i gang med fordi du vet at det tar unødvendig lang tid? Eller oppgaver hvor du tenker: "Herlighet, så kjedelig, skulle ønske noen bare kunne gjort det for meg"?
Tenk deg et liv hvor rutineoppgaver flyter sømløst, uten at du trenger å løfte en finger for å flytte dokumenter, eller taste inn data.
Ganske forlokkende, ikke sant?
Ved å digitalisere tidkrevende nødvendigheter som saksbehandling, arkivering og håndtering av henvendelser, kan du transformere din arbeidshverdag og frigjøre verdifull tid til andre viktige oppgaver.
Det er nettopp slike grep Kristiansund og Moss har tatt. La oss "banke på kommunedøra", og avlegge et lite besøk:
Sparte 500 timer i året på digitalisering av betalingsutsettelse 💸
Kristiansund kommune får i snitt 3 000 henvendelser fra innbyggere som ønsker betalingsutsettelse på fakturaer fra kommunen – hvert år! Å behandle disse er tidkrevende. Rettelse: Det var tidkrevende.
Kommunen sender ut rundt 80.000 faktura i året. Av disse går hele 20% over forfallsdato, og saksbehandleren bruker i snitt 10 minutter på hver samtale og behandling:
|
Før digitalisering av tjenesten ☑️ Innbygger tok kontakt via telefon, mail eller personlig oppmøte 👉 Tidsbruk saksbehandler: 500 timer per år |
Og løsningen? Den er like enkel som den er genial!
Gjennom Min side-funksjonalitet i CMS'et får innbyggeren full oversikt over alle kommunale faktura, og muligheten til å søke om betalingsutsettelse – akkurat når de vil. 
En sømløs integrasjon mellom Min side og kommunens økonomisystem sørger også for at utsettelsen automatisk registreres, og forfallsdatoen oppdateres i systemet.
|
Etter digitalisering av tjenesten ☑️ Innbygger logger seg inn på Min side via kommunens nettside 👉 Tidsbruk saksbehandler: 0 timer per år |
Kort oppsummert: Det som før utgjorde 500 saksbehandlingstimer i året, utgjør nål null og niks. Kan vi konkludere med at digitalisering er litt magisk?
Oppnådde mål om innsparinger
Etter kommunesammenslåingen i 2020, innså Moss kommune at de hadde behov for å gjøre noen endringer.
Britt-Unni Baggerød, avdelingsleder for Dokumentforvaltning i Moss kommune, fortalte den gang følgende:
- Vi hadde mange uløste oppgaver, blant annet avvik fra arkivverket som ikke var lukket og ganske så anstrengt økonomi.
Kommunen bestemte seg for å satse sterkt på integrasjoner i mottak og saks- og arkivsystemet. I tillegg designet de over 60 nye skjermer som sømløst kunne avleveres til arkivsystemet. Dette, kombinert med andre tiltak, førte til at målet ble nådd:
| – Det er litt sånn at "alle bekker små blir en stor å". Får du gjort litt her og litt der, så blir det mye til sammen. Vi klarte å nedbemanne, heldigvis uten at noen har mistet jobben. Så de innsparingene vi hadde satt som mål har vi oppnådd - og alle de tingene vi gjorde har bidratt. |
Over det siste året har kommunen også gjennomført en rekke flere digitaliseringsaktiviteter.
Og Moss gir seg ikke der:
| – Det mest spennende vi jobber med for tiden, og som vi ennå ikke kan si om vi lykkes med, er bruk av AI i journalføring i WebSak. Vi jobber nå med to prosesser: Den ene er retting av skrivefeil, fjerne prefiks og lignende oppgaver, og den andre er journalføring av ekspederte utgående brev. |
Snakk om en kommune som har skjønt hvordan man kan utnytte potensialet som ligger i digitalisering!
Din digitale fremtid starter nå
Erfaringene til Kristiansund kommune og Moss kommune er ikke unike, og du og din organisasjon kan digitalisere dere til lignende suksesshistorier.
Digitalisering i kommunal sektor er ikke lenger et valg, men en nødvendighet. Kostnadene ved å ikke digitalisere blir stadig tydeligere, både i form av direkte økonomiske tap og tapt potensial for effektivisering og forbedring av tjenestene.
For en tid tilbake utforsket vi hva 25 e-post henvendelser og 25 telefonhenvendelser per dag koster en kommune i året.
Og resultatet?
Det koster kommunen hele 862 500 kr å håndtere disse henvendelsene – hvert eneste år!
Ganske sjokkerende, ikke sant? Spesielt når du finner ut at:
- det ganske enkelt kan unngås
- tallene er basert på pris fra 2015 (og den prislappen har økt betydelig siden den gang!)
Så begynn allerede i dag med å kartlegge hvilke prosesser som skriker etter en digital makeover. På den måten kan du ønske velkommen til et mer effektivt, trygt og økonomisk lønnsomt 2024!
For husk: I dag bør digitalisering være en bærebjelke i strategien, ikke bare et punkt på agendaen.
Lykke til! 😉
Klar for å digitalisere?
Gi Jørgen en liten vink 👋🏼
Han hjelper deg gjerne med å finne neste steg på digitaliseringsreisen!
