<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Oppdaterte data = 🔑 til suksess

Flere og flere sliter med at personalmappene både i arkivsystemet og i HRM systemet ikke er oppdatert, eller god nok kvalitet på. Det gjør det vanskelig å stole på datagrunnlaget for å kunne tilby digitale tjenester til egne ansatte.

I 2020 var kommunereformen et viktig prosjekt for mange kommuner. Her skulle ansatte inn i nye stillinger og få nye arbeidsavtaler. Dette ble en perfekt anledning til å oppdatere informasjonen om de ansatte i egne interne systemer.

Hvordan så dette ut i praksis?

La oss ta en titt på en konkret case. Her skal vi ved hjelp av et smart skjema digitalisere prosessen med oppdatering av arbeidsavtaler for de ansatte. 

Denne oppgaven kom fra fra en av våre kunder: To kommuner skulle slå seg sammen. Dette innebar at alle 4000 ansatte måtte signere en ny arbeidsavtale i den nye kommunen. 


  Gammel manuell løsning: 

     Ny digital løsning: 
  1. Leder gjør de aktuelle endringene i fagsystemet. I dette tilfellet Visma HRM

  2. Leder oppretter arbeidsavtalen i dokumentmal

  3. Fyller så inn opplysningene fra Visma HRM manuelt

  4. Leder printer ut arbeidsavtalen

  5. Sender arbeidsavtalen til arbeidstakeren

  6. Arbeidstaker ser over, signerer og leverer avtalen tilbake til leder 

  7. Leder skanner og arkiverer i personalmappen 

  1. Leder gjør endringer i Visma HRM

  2. Leder sender ut lenke til alle ansatte til et skjema

  3. De ansatte åpner lenken og er automatisk innlogget i skjemaet via AD 

  4. Skjemaet er ferdig utfylt med data om stillingen fra Visma HRM 

  5. Den ansatte ser over at alt er riktig og godtar betingelsene 

  6. Arbeidsavtalen blir automatisk arkivert i den ansattes personalmappe


Modell av ny løsning: 

Ny digital løsning

 

Resultatet av denne enkle, men svært effektive løsningen, gjorde at kommunen fikk oppdaterte data om sine ansatte både i arkivsystemet og i HRM-systemet. 

Les utfyllende eksempel og mer om løsningen i saken: Hva kan du oppnå med et smart skjema?

Hva skjer videre? 

Det kunne blitt avsluttet her og prosjektet i seg selv ville vært en suksess, men mange av de som gikk for denne løsningen så gullgruven med å ha oppdaterte data. Da kunne de tilby tjenester som: 

  • bestilling av utstyr for ansatte
  • endring av arbeidsavtaler
  • avslutning av arbeidsforhold
  • oppdatering av retningslinjer (godkjenninger) 

Mange tjenester kunne nå digitaliseres på bakgrunn av at den nye kommunen gjorde et smart valg i 2020.

Gjør et smart valg du også, og start med å oppdatere og kvalitetssikre dataene dine med små steg om gangen!

Vi hjelper deg gjerne på veien, og er kun noen tastetrykk unna:

 

Skrevet av Jørgen Daviknes