- Før var prosessene inni et fagsystem og så stoppet det der. Så måtte vi gjøre mye manuelt for å komme fra et steg til et annet. Nå kan vi integrere dette, og begynne å jobbe med prosesser fra start til slutt.
Slik lyder ordene fra Lars Petter Kjær, leder for kommunikasjon, digitalisering og politisk sekretariat i Sandefjord kommune.
Det er ikke til å legge skjul på at Sandefjord er langt fremme i skoen når det gjelder digitalisering. De har et soleklart ønske om at grepene de gjør skal komme innbyggerne og ansatte til gode.
I 2023 valgte Sandefjord nettsideløsningen ACOS CMS. Det betyr at sak- og arkivsystemet, nettsiden, de digitale skjemaene, prosessdesigneren, det digitale mottaket, møte- og møteportalen og innsynsløsningen snakker samme språk.
Resultatet? De kan begynne å tenke prosesser fra A-Å.
Skal kvitte seg med brune konvolutter
- Vi har veldig tro på at samarbeidet med ACOS kan gi oss digitaliseringsgevinster på den måten at vi kan bli kvitt det som er manuelle, tungvinte prosesser i dag. Vi er allerede i gang med å lage nye arbeidsflyter, som vil bidra til at vi kan bruke kreftene våre på det vi virkelig skal bruke kreftene på, i stedet for å gjøre kjedelige og tungvinte administrative prosesser.
Det Sandefjord kommune påpeker her er noe av det viktigste aspektet ved å digitalisere. Eller automatisere for den saks skyld. Det handler om å fjerne manuelle oppgaver som helt fint kan gå av seg selv, slik at du kan bruke ressursene dine på andre verdiskapende oppgaver.
- ACOS er en partner for oss i vår digitaliseringsprosess
- Det at vi nå får en partner som kan vise oss det vi ikke har tenkt på selv, får vi en større mulighet til nå som vi har hele totalkonseptet til ACOS. Det vil gi oss en annen form for datatrafikk enn det vi har hatt så langt.
Det er ikke til å legge skjul på at dersom du har løsninger som fungerer sømløst vil du kunne jobbe mer effektivt. Og akkurat dét kan Sandefjord kommune se frem til.
Ny gevinstmodell for 2023
En av grunnene til at Sandefjord kommune også bør sees på som digitale forbilder er tankesettet de har rundt gevinster:
- Et av de kanskje viktigste grepene vi må få til er at vi skal utvikle en gevinstmodell og en gevinstmetodikk. Vi må bli mye flinkere til å kunne sikre at vi får ut gevinster av de digitaliseringsprosjektene vi har. Også må vi få omsatt det til noe vi ønsker oss.
Snakk om å ha forstått viktigheten av investeringene de gjør. Å få ut gevinstene av digitaliseringsprosjekter er viktig for økonomien, men like viktig for motivasjonen.
Digitale verktøy kommer innbyggerne til gode
Når vi prioriterer å utnytte og videreutvikle de digitale løsningene vi benytter, vil det gjøre at organisasjonen jobber mer effektivt og får en rekke besparelser. Som blant annet det Sandefjord kommune opplever:
- Det vi ser er hvilken nytte de digitale verktøyene har for oss, noe vi også kan se i budsjettet. Spart tid og reduserte kostnader kommer uten tvil innbyggerne våre til gode, da vi kan bruke disse midlene på tilbudet innen skole og helse.
Det kaller vi en vinn-vinn situasjon for Sandefjord kommune og deres innbyggere.
