Avleveringene fra digitale skjema kommer i mange ulike formater, og gjerne døgnet rundt. Det kan føre til at kollegaene dine på Dokumentsenteret blir sittende med en rekke manuelle arbeidsoppgaver.
Eller, kanskje er det du som sitter med denne jobben?
Sannheten er at så lenge du velger et skjemaverktøy som snakker samme språk som sak- og arkivsystemet ditt, trenger du ikke lenger å tenke på manuelle prosesser.
Samme språk?
Med samme språk mener vi at alle feltene i skjemaet korresponderer med et metadatafelt i sak- og arkivsystemet. Rettere sagt: Avleveringsfeltene i skjemaet er et speilbilde av feltene i arkivsystemet. Det gjør at skjemaet havner på riktig sted, helt av seg selv.
Unødvendig detektivarbeid for Dokumentsenteret 🔎
Hvem som er mottaker og avsender, og hvilket system som avleverer skjemaet er stort sett informasjon alle i det digitale postmottaket får. Men for noen er dette den eneste dataen de kan hente ut fra skjemaet. Da blir jobben langt mer manuell enn den behøver å være.
Når dette er tilfellet, må postmottaket lete frem informasjon om leverandøren og det spesifikke skjemaet som blir importert. De må vite nøyaktig hva hvert enkelt felt i skjemaet heter, for å kunne hente ut verdifull metadata.
Når skjemaverktøyet ikke snakker samme språk som arkivsystemet, viser dokumentene som mottas heller ingen informasjon om hva skjemaene faktisk handler om.
Et annet eksempel er når skjemaet blir behandlet feil:
I Svar-INN er ofte standard dokumenttype inngående. Da må du stole på at den som fyller ut legger inn riktig informasjon. Ellers så kan du få et vedtaksbrev som egentlig er et utgående dokument, men som blir behandlet som inngående. Da må du inn manuelt å rette dette, eller skrive kompliserte regler i ACOS Mottak.
Bruk verktøy som utfyller hverandre - bokstavelig talt!
Se for deg at du bygger et digitalt skjema. Du velger deg en felttype, og vipps så vet du at dette feltet blir korrekt avlevert til sak-og arkivsystemet. Ikke nok med det: alle feltene som kan korrespondere med et metadatafelt gjør det.
- Og de har en kobling:
Feltene fra skjemaet kommer inn med et navn som det digitale mottaket har en generisk eller generell regel for. Det kan være regler som forteller: «Dette er sakstype», eller «Dette er en arkivdel».
Det betyr at du ikke trenger å tilpasse noe regeltype i skjemaverktøyet, men du kan tilpasse metoden. Du kan si at hvis denne skjema-IDen kommer inn, skal den legges på eksisterende sak. Hvis det kommer en annen skjema-ID, da ønsker jeg at det skal opprettes en ny sak.
Du trekker nivået opp: du oversetter ikke bare informasjon – du legger det på riktig sted.
Artikkelen er skrevet i samarbeid med Snorre Solem, seniorkonsulent i ACOS.
|
Høres ikke dette smart ut? 💡
Send oss en melding under, så tar vi kontakt med deg
for å fortelle mer om løsningene 👇
|
