<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Strukturerte data

Få strukturerte data rett inn i arkivet

Når du bygger et digitalt skjema må du gjennom flere steg. Et av de viktigste av dem er å sørge for at dataene som samles inn havner på riktig plass i arkivet. 

Dette vil gjøre hverdagen din mye enklere, og dine kollegaer på dokumentsenteret enda blidere. 

Skulle du være så heldig å ha både skjemaverktøyet ACOS Interact og sak og arkivsystemet ACOS WebSak kan du smile hele veien til kommunehuset. 

Løsninger som snakker samme språk

Den største fordelen med integrasjonen mellom Interact og WebSak er at avleveringsoppsettet i skjemaet er tilpasset arkivet. 

Hva betyr det for deg?
Du får strukturerte data på riktig plass ✅

- Og du får hele 3 måter å avlevere de strukturerte dataene på:

Metode 1: Avlevere data inn på en eksisterende sak i WebSak

Her benytter du metoden «Fast-sak». Det eneste du som skjemabygger trenger å gjøre er å skrive inn i en saks-ID i saks-ID-feltet. Når det er gjort, og du har metadata på journalpost-nivå, vil hver innsending av denne type skjema opprette et dokument på en eksisterende sak i WebSak.

Metode 2: Hver innsending vil opprette en ny sak

Denne metoden gjør at hver innsending av et bestemt skjema vil opprette en ny sak i WebSak. Du kan selv styre alt av metadata som saken skal inneholde.

Metode 3: Hver innsending skal søke etter en eksisterende sak i WebSak

Her har du litt ulike måter å gjøre søk på. Den vanligste måten er ved hjelp av kombinasjonen sakstype og klassering. Her kan du sette opp en regel som sier at hver innsending skal søke etter eksisterende saker. Dette kan være basert på parameteret sakstype, for eksempel: elev, kombinert med parameteret klassering: fødselsnummer. Da vil hver innsending se etter eksisterende saker i WebSak. Det kan for eksempel være en elevmappe eller en personalmappe.

Tilleggsdata 

I Interact har du også mulighet til å bygge opp egendefinerte XML-filer. Dette kan du bruke for å avlevere tilleggsdata til riktig felt på saken i WebSak.

Dynamiske avleveringssett

For å sørge for at du får strukturerte data inn i arkivet, kan du kombinere faste verdier med dynamiske verdier. Her kan du trekke inn felter direkte fra skjemaet. Dette gir deg mulighet til å bygge svært dynamiske datasett fra Interact. 

ACOS Mottak viser vei 

Alt av skjema som blir sendt inn til WebSak går via regler som blir satt opp i ACOS Mottak. Her har du flere valgmuligheter. Du kan sette på automatisk avlevering av skjema - direkte til WebSak. Du har også mulighet til å sette på en manuell sjekk før skjemaet blir avlevert. Det gir dokumentsenteret mulighet til å kontrollsjekke skjemaet før det havner inn i WebSak.

 

Har du lyst til å se en demo av avleveringsmetodene?
Fyll ut skjemaet under, så hører du fra oss innen kort tid

 

 

Skrevet av Vegard Lund Moseid