Strukturert datafangst: Veien til automatisert saksbehandling

Slik kommer du i gang

Du kan starte i det små, slik at du oppnår gevinster hele veien fram til du er klar til å automatisere. Hvis du ser mulighetene i stedet for hindrene, kan du vente deg flere digitale gevinster innen kort tid.

Mange ønsker å gå rett på å digitalisere og automatisere hele forretningsprosesser. Dette kan ofte være vanskelig, men hvorfor?

Det skyldes i de aller fleste tilfeller en av disse to problemstillingene: 

1. Hvordan skal du lage digitale prosesser når det digitale datagrunnlaget ikke er tilgjengelig - eller til å stole på?
   
   

2. Hvordan kan du lage automatiske prosesser når det ikke eksisterer etablerte, digitale regler for å ta automatiske beslutninger?
   
   

Her er vårt råd til deg: Start med datafangst!

Da får du strukturert informasjonen med en gang, og har den lagret til et senere tidspunkt. Klar til bruk, når både organisasjonen og prosessen er klare for å ta neste steg i digitaliseringen. 

Forretningsprosessen er ikke statisk

En forretningsprosess før den er digitalisert, er ikke den samme som etter. Dette kaller vi en digital transformasjon.

Kort fortalt: Det handler om å endre måten du jobber på med systemene og menneskene som er involvert, og tilpasse seg dette. 

Husk alltid: En forretningsprosess er ikke statisk, men endrer seg over tid. Det kan være for å bli mer effektiv, eller fordi omgivelsene endrer seg. Hvis datagrunnlaget ditt ikke er godt nok kan det skyldes at:

• kvaliteten er dårlig
• du mangler nødvendige regler for å gjøre beslutninger. 

Da øker risikoen for at du ikke klarer å vedlikeholde forretningsprosessene dine over tid, og du kan lett falle tilbake til gamle rutiner. 

Hvorfor bør du starte med strukturert datafangst?  

Hensikten med å fange og strukturere data, er å sikre god nok kvalitet på datagrunnlaget, slik at du kan gjennomføre automatiske prosesser uten behov for manuell registrering.

I noen tilfeller der datagrunnlaget i systemene inneholder mangler, velger noen å:

1. sette i gang dyre prosjekter for å øke kvaliteten i systemene.
2. sette på AI for å tolke dataene og forbedre de underveis. 

Dette er ikke alltid den beste løsningen, ettersom at du kan risikere at det tar for lang tid å tolke dataene, og at det blir for dyrt.

Oppdaterer du fortsatt datagrunnlaget ditt manuelt?
Da bør du starte med strukturert datafangst med én gang – for å klare å ta steget mot digitale og automatiske prosesser.

Ved å fange, strukturere og avlevere informasjonen til systemene fra starten av, vil kvaliteten forbedres umiddelbart.

Vi har gode eksempler på kunder som startet med å oppdatere fagsystemene sine ved å benytte skjemaverktøy. Deretter utvidet de med nye, digitale og automatiserte tjeneste, fordi de så at de kunne stole på dataene.

Tving ustrukturert data til å være strukturerte

En del organisasjoner ønsker å bruke AI for å strukturere ustrukturert informasjon, slik som e-post og brev. Det vil være billigere og enklere å kutte ut e-post som kanal, og heller tilby digitale skjema. Da får du strukturert dataene med en gang og kan bruke AI på andre mer krevende oppgaver!