5 tegn på at du lever det gode livet i arkivet

Vil du vite mer om skydrift? Klikk på knappen under og få tilsendt et opptak av webinaret "Veien til skydrift"!

- Arbeidshverdagen har blitt adskillelig mye enklere!

Slik konkluderer kommunens sak- og arkivleder, Ellinor Evensen. Men, hvordan har den blitt enklere? I denne artikkelen deler hun 5 tegn som gjør at hun og kollegene er sikre på at det gode livet i arkivet har nådd kommunegrensa.

Aller først, la oss spole tiden tilbake til oktober 2021. Denne måneden markerer nemlig startskuddet for kommunens innføringsprosjekt av WebSak. 

Storsteet og Reisaelva, Nordreisa kommune. Foto: Privat

Fokus på god opplæring

- Det var et veldig fint prosjekt, forteller Ellinor med et smil.

I løpet av den fem måneder lange innføringsperioden var nesten hundre brukere i sving for å bli kjent med sitt nye arkivsystem. Kursdeltakerne hadde stort utbytte av opplæringen, både den som ble holdt fysisk hos kommunen og den som ble gjennomført digitalt.

- Opplæring via Teams fungerte som smurt, sier den fornøyde arkivlederen, og fortsetter:

- Superbrukerne våre satte veldig stor pris på å kunne delta på alle opplæringsbitene vi hadde, til tross for at mange hadde hjemmekontor på grunn av koronasituasjonen. Vi fikk også tilgang til mye godt opplæringsmateriell, blant annet opplæringsvideoene til ACOS. Disse har vi brukt i egen opplæring av saksbehandlere, og de er gull verdt, rett og slett.

Som en fadder på første skoledag

Gull verdt var også dialogen underveis i prosjektet, forteller Ellinor. Ja, for god kommunikasjon er like viktig for erfarne prosjektdeltakere, som det er for ferske skoleelever: 

Ellinor Evensen, Nordreisa kommune Foto: Privat

- Å gjennomføre innføringsprosjektet med ACOS var nesten som å ha med seg en fadder på første skoledag. Vi ble holdt i hånda, og det føltes veldig trygt. Det var mye nytt som skulle læres på veldig kort tid, så vi var veldig heldige som fikk med oss skikkelig dyktige folk fra ACOS. De gav oss raske svar på spørsmålene vi hadde.

5 tegn på det gode livet i arkivet

I mars 2022 kom det store øyeblikket: Nordreisa kommune gikk i drift med WebSak i skyen. Dermed kan de i dag leve det gode livet i arkivet.

Gjør du det samme?

Det første tegnet: Du har frigjort kapasitet og ressurser

Dersom du spør Ellinor om hvorfor Nordreisa kommune ønsket å ta arkivet opp i skyen, ja, så vil du få et svar som er like konkret som det er smart:

- Vi ville frigjøre serverkapasiteten!

Og det er en fornøyd Ellinor som kan bekrefte at målet er nådd. Men også andre ressurser har blitt frigjort som følger av overgangen til skydrift, noe som sparer Ellinor og kollegene både tid og frustrasjon i en travel hverdag:

Ellinor Evensen, Nordreisa kommune Foto: Privat

- Når vi har utfordringer eller ønsker bistand, så trenger vi ikke lenger å belaste lokale IT-ressurser. Som superbrukere sender vi inn saker direkte til ACOS, og får all hjelpen vi trenger via dem. Dette er også et kjempepluss, fordi vi slipper å vente på hjelp fra IT hos oss som gjerne har hendene fulle. IT merker nok godt at de ikke lenger har så stor pågang.

Ellinor er takknemlig for å kunne lene seg på erfaringen til supportavdelingen til ACOS. Men, hun setter like stor pris på at de ansatte i kommunen kan finne svar på spørsmålene sine selv:

- ACOS har veldig fine og nyttige supportsider hvor vi selv kan gå inn å søke opp problemer og finne løsninger. Vi har rett og slett blitt litt mer selvhjulpne. 

Det andre tegnet: Arbeidshverdagen din er enklere fordi løsningene spiller på lag

Et sikkert tegn på at livet i arkivet har blitt bedre, er når arbeidshverdagen oppleves som enklere enn før. Når Ellinor i tillegg kan meddele at den har blitt adskillelig mye enklere, lurer du kanskje på hva som skal ha æren for det?

Det handler i stor grad om at kommunen nå har løsninger som snakker godt sammen. Resultatet, spør du? Gjengen i Nordreisa kan glede seg over å jobbe mer sømløst enn tidligere. 

- Vi har tatt i bruk den digitale saksbehandlingsklienten WebSak+, i tillegg til  andre løsninger fra ACOS. De ulike systemene, i tillegg til alle funksjonene i WebSak+, samhandler med hverandre. Vi kan blant annet flytte dokumenter, e-poster og saker sømløst mellom de ulike plattformene. Dette gjør at alt oppleves mer intuitivt, og vi slipper å kaste bort tid på funksjoner i systemer som ikke snakker sammen.

Det tredje tegnet: Du opplever større fleksibilitet og kontroll

Ellinor forteller at WebSak+ også har gitt dem en helt ny fleksibilitet i måten de jobber på.

Ellinor Evensen, Nordreisa kommune Foto: Privat

- Jeg kan logge meg inn i arkivet direkte fra smarttelefonen eller iPaden min. Det kunne jeg ikke drømme om med det gamle systemet. Nå trenger jeg ikke å sitte fysisk på et sted for å kunne gjøre jobben min, men jobben kan være med meg der jeg velger å dra.

Ellinor forklarer også at WebSak er mye mer oversiktlig enn det gamle arkivet, og at de derfor alltid har full kontroll - selv i perioder hvor de har fri fra jobb.

- La oss si at du er på ferie, og når du kommer tilbake på jobb så vet du at det ligger en haug med oppgaver og venter på deg. Men om du har arkivet med deg i lomma, så kan du velge å ha et lite innblikk i hvilke oppgaver som renner inn. På den måten beholder du oversikten. Nå har både saksbehandlerne og arkivarene bedre kontroll på dokumentene til enhver tid.

Fleksibilitet og kontroll bidrar til den enklere arbeidshverdagen som Ellinor tidligere har snakket om. Det er også saksbehandlerne enige i:

- Tilbakemeldingene fra de som bruker WebSak, er at alt er veldig mye enklere nå enn det var før. For eksempel har vi åpnet for at alle saksbehandlerne kan opprette saker selv, ved å lage pre-utfylte saker. Dette var ikke mulig tidligere, da de måtte gå inn via arkivtjenesten - noe som kunnet ta mye tid. Og så fleksible som vi er i dag, så jobber vi på forskjellige tider på dagen. For eksempel kan det være at noen er ute og har en oppmålingssak, og da kan de opprette saken og legge inn dokumenter i saken – mens de er ute i feltet. 

Det fjerde tegnet: Arkivet gir positive gevinster ... for alle sammen!

- Den nye arbeidshverdagen med WebSak er et skikkelig løft for alle!

Her sikter ikke Ellinor bare til «alle som jobber i arkivet», men til «alle i hele kommunen». Og der har du ditt fjerde tegn på at livet i arkivet er godt: Når effektene av et godt arkivsystem sniker seg ut døra til kommunehuset - og helt fram til alle hus og gatehjørner.

- Det aller beste med nytt arkivsystem i skyen, er at det kommer innbyggerne våre til gode. De opplever å få raskere tilbakemeldinger, og vi har også innsynsportalen som gjør at vi er mer tilgjengelige og mer åpne. Jeg må også nevne politikerne våre, som synes at løsningen ACOS Møte er helt fantastisk. Nå har vi også oppgradert til Møte+, slik at vi kan ta i bruk avstemning. Det blir bra for demokratiet, forteller en engasjert Ellinor.

Utsikt utover Reisafjorden og midtnattsolen, Nordreisa kommune. Foto: Privat

Det siste tegnet: Arkivet er så bra at du kan drive saksbehandling fra Bahamas

Når du får et arkivsystemet som kan tas med både hvor og når som helst, åpner det seg plutselig helt nye muligheter - både hjemme i nord og i de litt varmere strøk. Det handler om tilgjengelighet, forklarer Ellinor:

- Vi har alltid tilgang til arkivet! Det er veldig greit, og særlig nå som vi jobber hjemmefra litt oftere enn før. Og dersom du er på reise kan du gå inn og sjekke om du har noen saker for oppfølging. Så om du er på Bahamas, og det er dårlig vær, og du ligger å kjeder deg, så kan du gå inn i arkivet og ta unna noen oppgaver.

- Du trenger ikke å ha vondt i magen!

De fem tegnene som du leste over, kan være en fin bekreftelse på at du lever det gode livet i arkivet.

Men, de kan også vise seg å være tegn på at det trengs endringer i din organisasjon. Dersom du kjenner at tiden er moden for å hoppe på neste fly opp til skyen, skal du få noen betryggende ord fra Ellinor her:

Ellinor Evensen, Nordreisa kommune Foto: Privat

- Du trenger ikke å ha vondt i magen for å skulle gå over til skydrift og nytt sak- og arkivsystem. Når du vurderer om du skal ta steget opp i skyen, så er ofte en av bekymringene at du skal havne i andre sine hender. Dette med IT-sikkerhet er også veldig i tiden. Men slik som ACOS legger opp innføringsprosjektet, og trygt tar arkivet ditt opp i skyen, så er det ikke noe å være engstelig for!

Vi lar Ellinor avslutte med en like klok oppfordring:

- Ikke nøl, du må bare sette i gang. Det er jo dit vi alle er på tur i det digitale kvantespranget. Dette med å flytte arkivet opp i skyen er bare en liten del. Det kommer mer, så man skal bare henge seg med!

Ønsker du å henge deg med?

Gi Eivind et lite vink,
så tar han kontakt med deg for en spennende skyprat!