Et moderne system for et moderne samfunn
Digitalisering er et viktig mål for hele kommune-Norge, og Salangen og Lavangen er intet unntak. Dagens sak- og arkivløsning var utdatert, og klarte ikke leve opp til forventningene.
Endringsleder i Salangen kommune, Bjørge Blekkerud, forteller:
- Dagens system ble oppfattet som litt bakpå, og kommunen så at dette ikke var en moderne og tjenestemessig god nok løsning, verken for ansatte eller innbyggere.
Kommunene ble derfor enige om å gå inn i et felles prosjekt for anskaffelse av et nytt system som mer helhetlig kunne levere tjenester for både saksbehandlere, arkivtjenesten, møteledere og ikke minst innbyggerne på en god måte.
Løsningen skulle være et ledd i det å digitalisere tjenestene internt og det som innbyggerne forventer i dagens moderne samfunn.
- Vi ønsket en løsning som var enkel å håndtere og drifte, og som ville lette hverdagen og gjøre det mer effektivt å drifte og levere de tjenestene som vi gjør hver dag, forteller Bjørge.
Kommunene fant det de søkte etter i ACOS sin totalløsning WebSak, som svarte godt på de kvalitetsmessige utfordringene kommunene hadde presentert i kravspesifikasjonen. I september 2018 signerte nabokommunene kontrakt med ACOS, om innføring av dette fagsystemet.
God dialog og samarbeid gir resultater
I mars 2019 gikk nabokommunene i drift med WebSak, etter et innføringsprosjekt som blant annet inkluderte ukentlige statusmøter og risikovurderinger gjennom hele prosjektet. Bjørge er fornøyd med hele prosjektperioden, og synes alt var sydd sammen på en god måte.
- Generelt sett vil jeg si at vi opplevde innføringen av prosjektet som veldig profesjonelt gjennomført. Vi hadde god dialog med ACOS og støtte i de prosessene vi kjørte, og at vi ble møtt med mange dyktige fagkonsulenter. Sammen med ACOS tok vi tak i de tingene vi måtte ta underveis på en god måte, sier Bjørge.
En deilig «time-out» med faglig påfyll
Det er mye som skal læres når man går i gang med et nytt, komplekst system, og de ansatte i kommunene var derfor glade for at de jobbet med en erfaren leverandør med god forståelse for hvordan ting fungerer i praksis:
- Vi var kanskje spesielt fornøyde med opplæringen der man tok hensyn til at ACOS har erfaring med det praktiske ute i kommunene. Ikke bare dette med å trykke i systemet, men at ACOS også har erfaringen som kreves med sakskomplekset i kommunene og hvordan ting fungerer.
Der føler jeg forståelsen er på plass. At fagkonsulentene er i stand til å sette dette i en praktisk sammenheng.
– Bjørge Blekkerud, Endringsleder i Salangen kommune
I innføringsperioden var det særlig én aktivitet som skilte seg ut for kommunene: Besøket i ACOS sine lokaler. Bjørge forklarer at dette var noe alle de som jobbet i prosjektet satte veldig pris på. Særlig de som skulle bli mest kjent med systemet som superbrukere hadde behov for å trekke seg litt ut av den daglige driften og tjenesten.
- Det å få komme ned til dere, og være en del av miljøet og ha tilgang på fagkompetansen sammen med dere i noen dager, skiller seg ut som en viktig aktivitet. Sett sånn i ettertid med koronasituasjonen, så er det selvfølgelig slik at alle nå er drilla og innstilt på å ta ting digitalt over telefon eller digitale møter, men det har en kjempestor betydning å bare komme ned å få være en del av fagmiljøet deres. Vi følte oss veldig godt mottatt av alle, sier Bjørge.
Tommel opp for lokaldemokratiet
Det har vært viktig for kommunene at saksbehandlingssystemet sørger for innsyn og åpenhet i forvaltningen. WebSak har gitt kommunene et stort løft på dette området. Kommunedirektør Erling Hanssen i Lavangen kommune forklarte til lokalavisen Folkebladet at det nye systemet bidrar positivt for lokaldemokratiet, da systemet gjør det enkelt for alle å gjøre seg kjent med hva som foregår i kommunen sin. Systemet gir innbyggerne bedre oversikt, blant annet fordi innbyggerne ikke lenger trenger å søke om innsyn i saker de er interessert i.
Kommunesamarbeid er en styrke
Salangen og Lavangen har lang erfaring med å samarbeide, og det var et enkelt valg også i dette prosjektet.
- Det er noe vi tilstreber her, at vi skal samarbeide når vi kan. Det føler vi at vi lykkes godt med. Det gir god effekt å samarbeide på denne måten. Det skaper noen faglige synergier som vi ikke kunne fått om vi gjorde det alene sier Bjørge.
Samarbeidet med ACOS var også viktig for å tilpasse prosjektet til begge kommunene.
Vi hadde hele tiden en god dialog med ACOS. Hva premissene var for hvordan det skulle fungere bestemte vi sammen i starten, så det forstod ACOS med en gang hvordan vi ønsket å ha det.
- Bjørge Blekkerud, Endringsleder i Salangen kommune
Også etter innføringen opplever de to nabokommunene god oppfølging fra ACOS. Både fra supportsystemet, men også personlig fra prosjektleder og fagkonsulentene som Bjørge forteller har fulgt opp henvendelser fra kommunene på en «smooth og rask måte».
Det er ingen tvil om at det å gå sammen med en nabokommune i en så viktig anskaffelse skaper gode bieffekter. Og Bjørge vil varmt anbefale andre kommuner som har mulighet, til å gjøre det samme.
Flytter WebSak til skyen!
I 2022 tok kommunene valget om å videreføre løsningene sine i ACOS-skyen, som betyr at vi tar det fulle ansvaret for driften av WebSak. På den måten kan Salangen og Lavangen være trygg på at de får en sikker og stabil programvare som alltid er oppdatert.
Følg med på bloggen for å finne ut hvordan det gikk da kommunene tok steget inn i skyen!
Ønsker du mer informasjon om WebSak?
Legg igjen kontaktinformasjonen din under, så tar vi kontakt med deg:
