<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Oversiktsbilde over Søndre Land kommune

Utvidet skyleveransen: - Nå har vi nye muligheter!

Søndre Land kommune visste at det var smart å flytte sak- og arkivsystemet opp i skyen. Men at anskaffelsen av WebSak også skulle lede dem til skjemaløsningen ACOS Interact, var de ikke forberedt på. Det viste seg imidlertid å bli en verdifull oppdagelse.
- Interact var i utgangspunktet ikke en del av skyleveransen på WebSak, men underveis i innføringsprosjektet fant vi ut at vi ville gå for denne løsningen. Vi ser at det gir store gevinster.

Dette forteller en engasjert Knut Viset. Han er kontorsjef i Søndre Land kommune, og var prosjektleder da kommunen valgte WebSak som nytt sak- og arkivsystem. Og store gevinster blir det raskt når kommunen tar i bruk løsninger som utfyller hverandre.

Produkter som snakker sammen

- Vi ser allerede effekten med å ha flere ACOS-produkter. For eksempel kobler vi Interact direkte mot WebSak. Vi tilpasser nå våre digitale skjema i Interact, og disse kan vi få automatisk lagret og behandlet i riktig arkivsak. Dermed slipper vi å ha en mellombehandling og gjøre manuelt arbeid i eget postmottak for disse skjemaene.

 

Denne måten å jobbe på har skapt etterlengtet fleksibilitet for gjengen i Søndre Land. Og fleksibilitet er helt avgjørende for en kommune som har mange sko å fylle.


- Med Interact har vi muligheten til å tilpasse skjemaene etter behovene som finnes i kommunen. Det er mye mer fleksibelt å bruke og tilpasse disse skjemaene, slik at de tjener de mange formål vi har.

 

Rådhuset sommer

Et glimt av skydrift i glasskulen

At det nye sak- og arkivsystemet skulle driftes i skyen, hadde Søndre Land kommune bestemt lenge før de startet prosessen med å velge en ny skyleverandør.

- Vi ønsket å være fremtidsrettet. Vi tok en titt i glasskulen, og så at det er en trend i tiden å gå mer og mer over på skybaserte løsninger.

En storfornøyd IKT-avdeling

Og framtiden ser skinnende lys ut for kommunen. For dersom Viset skal trekke fram den største gevinsten de opplever etter overgangen til skydrift, ja – så er svaret det samme som hvorfor de valgte skydrift i utgangspunktet:

- Erfaringene våre fra det systemet vi hadde, var at det var mye belastning for vår egen IKT-avdeling. Så det å frigjøre kapasitet og tid ved å ikke drifte systemet selv, var et viktig grunnlag for valget av WebSak som skybasert løsning.

 

Og det er en fornøyd Viset som kan bekrefte at valget har vært både godt og riktig:


«IKT-avdelingen har gitt meg flere tilbakemeldinger på at skydrift gjør belastningen mindre på avdelingen. De har nå fått frigjort kapasitet, og vi ser at det sjelden er nødvendig å involvere IKT i driften av arkivet.»

- Knut Viset, kontorsjef Søndre Land kommune

 


Bedre funksjonalitet med løsninger som spiller på lag

- Bedre funksjonalitet var viktig ved overgangen til WebSak, og særlig i forbindelse med tilgjengelighet og i kombinasjon med andre løsninger, forteller Viset.

Og her har Interact og integrasjoner mot andre fagsystemer spilt en sentral rolle for kommunens suksess med skydrift. Blant annet var den tette koblingen mellom WebSak, Office 365 og Microsoft Teams, viktig for kommunen.

- Vi må kunne integrere mot andre skybaserte løsninger, uten at vi da må installere mange ting i vår egen serverpark. Utviklingen i markedet går stadig mer i retning skybaserte løsninger, og her er Office 365 en grunnpilar.

Saksbehandlingsklienten WebSak+ har også blitt en viktig løsning for saksbehandlerne i kommunen.


«Med WebSak+ har vi fått en helt annen måte å saksbehandle på, sammenlignet med vårt tidligere arkivsystem. Det kommer fort inn under huden på folk, fordi brukerterskelen er veldig lav.»

- Knut Viset, kontorsjef Søndre Land kommune

Enklere behandling av personsensitive opplysninger

Det var ikke bare Interact som ble en positiv overraskelse for Viset og hans kolleger i Søndre Land.


- En gevinst som vi ikke var helt klar over til å begynne med, var at vi kunne bruke elevmapper og personalmapper for å håndtere personsensitive opplysninger på en sikker måte. Det var et krav vi hadde, men vi var ikke helt klar over hvilke fordeler vi faktisk fikk med det.

En innføring over all forventning!

Viset forteller at den seks-måneders innføringsperioden av WebSak var intens og veldig god. I tillegg til å skryte av samarbeidet mellom kommunen og ACOS, lar han seg imponere av selve prosjektet, som han beskriver som «bedre enn forventet». Og her er det særlig kompetanseoverføringen som har gjort inntrykk:

- Vår erfaring fra tidligere, lignende innføringsprosjekter, er at vi ofte sitter igjen med manglende kompetanse som hindrer oss i å komme i gang med å ta i bruk systemet. Men slik var det ikke i prosjekt med ACOS. Våre kontaktpersoner i ACOS hadde en god formidlingsevne, de var tydelige og brukte mye tid og ressurser på at vi skulle tilegne oss all nødvendig kompetanse.

Dette var det mest positive med prosjektet, konkluderer Viset, som følte at de fikk god støtte og var i trygge hender hos ACOS gjennom hele innføringsprosessen.

- Det som var veldig viktig, var at vi hele tiden hadde en god dialog. Vi opplevde at ACOS var veldig «på» fra starten av, og at vi møtte dyktige folk med mye kompetanse. Vi lærte veldig mye selv gjennom den prosessen. Så det er vi godt fornøyd med.

 

Hov-sommer uten logo2

En annen ting de ansatte i Søndre Land er fornøyd med, er brukerstøtten.

- Vi har veldig positive erfaringer med brukerstøtten til ACOS. Det er bare lav terskel og grei responstid, så vi får løst mye der.

En lovende framtid

Om vi skal ta en ny titt i glasskulen, så tør vi spå en fortsatt lys, lovende og digital fremtid for gjengen i Søndre land. For med gode og innovative arkiv-, saksbehandling- og skjemaløsninger som spiller på lag, vil gevinstene fortsette å komme. Og det til stor glede for de ansatte i kommunen - og alle innbyggerne i Søndre Land.

 

Planer om å flytte arkivet opp i skyen?
Book en skyprat med Eivind!

MicrosoftTeams-image (69)-1

Sett av en hyggelig halvtime, og lær mer om hvilke muligheter som ligger i skydrift for deg og din organisasjon:

 

Book en skyprat på 1-2-3!

 

...eller ta kontakt for mer info om vårt totalkonsept

Kontaktskjemaet står alltid åpent for deg. Del dine tanker og spørsmål rundt arkiv i skyen, skjemaløsning til nettsiden og hvordan du kan digitalisere din organisasjon. Vi gleder oss til å høre fra deg!

 

 

Skrevet av Kristin Elisabeth Larsen