Gjør som Karmøy kommune: Bygg digitale skjema selv

En uslåelig kombinasjon

Beslutningen om å gå direkte over på Interact+ viste seg raskt å være et godt valg for gjengen i Karmøy:

– Interact+ er en løsning som er både intuitiv og kraftfull. Det er en god kombinasjon, som vi er veldig fornøyde med.

Dette forteller Sævar, som også har gode forklaringer på hva som gjør skjemabygging i Interact+ så enkelt:

– Vi bruker drag-and-drop og andre enkle funksjoner, som lar oss sette opp enkle logikker i skjemaet. Samtidig har vi mulighet til å gjøre det mer avansert om vi ønsker, med blant annet koding og C#.

4 fordeler med å bygge digitale skjema selv

Den vakre øykommunen i Rogaland har, med sine 43 000 innbyggere, et stort skjemabehov. Overgangen til Interact+ gav derfor merkbare resultater – med én gang.

1. Sparer tid

– En umiddelbar gevinst er at vi kjapt kan lage enkle og sikre skjema med pålogging – helt uten hjelp, forteller Sævar fornøyd.

For nå trenger ikke kommunen å henvende seg til en ekstern leverandør hver gang et nytt skjema skal lages. Dette ble viktig da kommunestyret vedtok å gi støtte til el-sykkel. Vedtaket utløste et behov for å raskt få på plass et skjema som både kunne ta imot søknadene og identifisere søkeren med BankID.

– Det er ofte slik med politiske vedtak, at iverksettingen må skje fort. I dette tilfellet fikk vi raskt satt opp et enkelt skjema med all nødvendig informasjon, forklarer Sævar.

Åkrasanden i Karmøy kommune. Foto: Torgeir Henden

2. Større fleksibilitet

Eksempelet med el-sykkel viser hvor fleksibelt skjemabygging kan være. Fleksibelt er også ordet Sævar bruker for å beskrive en av de største fordelene med den nye skjemaløsningen.

3. En bedre opplevelse for innbyggerne

Det er ikke bare gjengen med kontorplass på kommunehuset som jubler over de flotte skjemaene som nå rulles ut. Det gjør også Karmøys innbyggere.

Ved overgangen til Interact+, gjorde Sævar og kollegene en stor ryddejobb for å forbedre kvaliteten på hvert enkelt skjema.

– Vi forenklet skjemaene, vasket språk og innhold, og tok vekk unødvendige felt og informasjon vi ikke trenger, forklarer Sævar.

Målet er å tilby innbyggerne en bedre skjema-opplevelse:

– Nå er det enklere for innbyggerne å fylle ut et skjema, takket være brukervennlighet og et klart språk. Dette vil også på sikt redusere behovet for å ta kontakt med oss i kommunen. Sævar Solheim, Karmøy kommune

4. Digitalisering og automatisering

Digitalisering er et viktig satsningsområde i Karmøy. Overgangen til å bygge skjema selv ble derfor en naturlig del av kommunens digitaliseringsprosess.

– Med Interact+ er det lavere terskel for å digitalisere skjemaene. Vi har færre papirskjema og flere digitale skjemaer.

Dette forteller Sævar, som deretter forklarer at digitale skjema kan sendes direkte inn til riktig sak i arkivet – uten å behandles manuelt i mottaket.

– Denne automatiseringen er gull verdt i en travel arbeidshverdag, sier han med et smil.

– Et skjema er ikke bare et skjema

Da Karmøy kommune gikk til anskaffelse av Interact+, hadde de et godt utgangspunkt: De var allerede kunde av ACOS.

– Det gir synergieffekter når vi samler både arkiv, CMS og skjemaløsning hos én aktør. Det gjør arbeidsprosessene sømløse og enkle, sier Sævar.

Og et skjema er ikke et skjema, skal vi tro gjengen i Karmøy. Det er en del av en helhetlig prosess. For med flere produkter fra ACOS, henger hele arbeidet sammen – både arbeidsflyt, tjenestedesign og hele brukerreisen. 

– Det handler om å gjøre ting enklest mulig for innbyggerne, og det åpner vi opp for i større grad ved å samle flere produkter hos ACOS. Sævar Solheim, Karmøy kommune

Nøkkelen til en vellykket innføring

Sævar er ikke i tvil: God dialog er veien til suksess! Som første kunde på Interact+, ble derfor samarbeidet med ACOS særlig viktig gjennom hele innføringsprosjektet.

– Vi hadde en Teams-kanal som var veldig aktiv, noe som var helt topp for vår del. Vi trengte ikke å melde inn supportsaker når det dukket opp spørsmål. Vi setter stor pris på den direkte kontakten med ACOS, som var helt avgjørende for å lykkes med prosjektet.