2) gruppeopplæring som er effektivt, men som ikke tar hensyn til den enkelte brukerens forutsetninger og behov.
- Vi samlet alle brukere i et stort lokale og gjennomførte felles opplæring. Når du får brukere fra teknisk, helse og HR i samme rom, så blir det litt vanskelig. Så da holdt vi en-til-en kurs, og det fortsatte vi med fordi det var det eneste som fungerte. |
Tross god effekt av en-til-en oppfølging, merket Horten kommune at dette tok vekk mye tid fra andre arbeidsoppgaver:
- For hver nye bruker som kom inn, måtte vi legge inn 2 timer med opplæring. Og det trekker jo mye ressurser ut fra dokumentsenteret. |
Horten kommune var med andre ord klar for en ny løsning - og svaret fant de i digital læring:
Da kommunen valgte å oppgradere til WebSak 8 med skydrift i 2021, ble avgjørelsen enkel: De skulle legge til rette for selvlæring gjennom bruk av opplæringsvideoer.
Henning Grimstad forteller videre:
- Jeg var litt redd for å oppgradere til et nytt system og la de ta opplæringen selv. Men tilbakemeldingene som kom fra dem som hadde vært gjennom videoopplæringen gjorde meg fort trygg. |
Da den interaktive læringsportalen ACOS Akademiet ble lansert i 2022, tok Henning og Horten kommune avgjørelsen om satse for fullt på digital læring:
- På ACOS Brukerseminar ble vi presentert for ACOS Akademiet, og da kjente jeg at tross min høye alder, så ble jeg litt yngre! |
Så lettet ble faktisk Horten, og de var klare så snart løsningen ble rullet ut. Og, gevinstene? De har allerede de begynt å merke:
- For nye brukere sparer vi i utgangspunktet 2 timer. Men så er det også den jevnlige oppfølgingen som er blitt mye mindre av. 👉 At vi har en bedre kvalitet på saksbehandlerne, og at vi bruker mye mindre tid – det er et faktum. |
Horten kommune påpeker at selv om de satser på egenlæring, betyr det ikke at alt ansvaret nødvendigvis forflyttes over på brukeren. Tvert i mot!
I læringsportalen kan lederne for de ulike avdelingene se hvor langt i opplæringen den enkelte bruker er kommet, og hjelpe den enkelte brukere en-til-en dersom det er nødvendig.
Det betyr at du kan bruke ressursene der behovet er størst, og ikke fordele dem likt utover hele linjen.
Og dommen fra Henning? Den er krystallklar:
- Vi bruker nå vesentlig mindre tid på opplæring, |
Når opplæring står så høyt på agendaen som den gjør i Horten, er det naturlig at det stilles krav til nye hjelpemidler som skal tas i bruk.
Virksomheter som skal ta i bruk opplæring i sak- og arkivsystem varierer i størrelse, i antall brukere - og ikke minst - i behov som skal dekkes:
- Der synes jeg at kursene forteller brukeren tydelig at det kan være forskjellig oppsett for de ulike organisasjonene. |
- Online-hjelpen som ligger i WebSak - den må vi ikke glemme! Sånn sett blir vi også mye mer profesjonelle fordi vi kan gi riktig og presis hjelp direkte, ved å bruke produktet fullt ut. |
Ønsker du en introduksjon av ACOS Akademiet?
Eller kanskje du vil høre hele samtalen hvor Horten kommune forteller om deres erfaringer med løsningen?
Da vet du hva du skal gjøre! 👇🏻