<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Bilde av Eline foran PC

- Vi ønsker mer opplæring!

Dette er et kjent utsagn som går igjen i de fleste organisasjoner når nye IT-løsninger tas i bruk. 

Så, hvordan kan du sikre at dine ansatte lærer seg alt de trenger å vite, og samtidig spare virksomheten din for verdifull tid? 🕐

Det kan ofte oppleves som om du har to alternativ når det kommer til opplæring av flere brukere:

1) En-til-en oppfølging som sikrer god kvalitet på opplæringen, men som krever mye tid og ressurser.

2) gruppeopplæring som er effektivt, men som ikke tar hensyn til den enkelte brukerens forutsetninger og behov.

👉🏻 Men må du velge mellom kvalitet eller kvantitet?

Blant de mange virksomhetene som tar god opplæring på alvor finner du Horten kommune. Og akkurat dette spørsmålet hadde de stilt seg selv flere ganger. 

Arkivleder i Horten kommune, Henning Grimstad, forteller om utfordringene de opplevde da de for noen år siden skulle holde kurs for alle brukerne av sitt sak- og arkivsystem:

 - Vi samlet alle brukere i et stort lokale og gjennomførte felles opplæring. Når du får brukere fra teknisk, helse og HR i samme rom, så blir det litt vanskelig. Så da holdt vi en-til-en kurs, og det fortsatte vi med fordi det var det eneste som fungerte.


Tross god effekt av en-til-en oppfølging, merket Horten kommune at dette tok vekk mye tid fra andre arbeidsoppgaver:

- For hver nye bruker som kom inn, måtte vi legge inn 2 timer med opplæring. Og det trekker jo mye ressurser ut fra dokumentsenteret.


Horten kommune var med andre ord klar for en ny løsning - og svaret fant de i digital læring:

Se opptak av webinar om ACOS Akademiet

Satset på selvlæring

Da kommunen valgte å oppgradere til WebSak 8 med skydrift i 2021, ble avgjørelsen enkel: De skulle legge til rette for selvlæring gjennom bruk av opplæringsvideoer. 

Henning Grimstad forteller videre: 

 - Jeg var litt redd for å oppgradere til et nytt system og la de ta opplæringen selv. Men tilbakemeldingene som kom fra dem som hadde vært gjennom videoopplæringen gjorde meg fort trygg. 


Da den interaktive læringsportalen ACOS Akademiet ble lansert i 2022, tok Henning og Horten kommune avgjørelsen om satse for fullt på digital læring: 

- På ACOS Brukerseminar ble vi presentert for ACOS Akademiet, og da kjente jeg at tross min høye alder, så ble jeg litt yngre! 


Så lettet ble faktisk Horten,
og de var klare så snart løsningen ble rullet ut. Og, gevinstene? De har allerede de begynt å merke:

- For nye brukere sparer vi i utgangspunktet 2 timer. Men så er det også den jevnlige oppfølgingen som er blitt mye mindre av.

👉 At vi har en bedre kvalitet på saksbehandlerne, og at vi bruker mye mindre tid – det er et faktum.

Lederne kan involveres for å sikre fullt utbytte

Horten kommune påpeker at selv om de satser på egenlæring, betyr det ikke at alt ansvaret nødvendigvis forflyttes over på brukeren. Tvert i mot!

I læringsportalen kan lederne for de ulike avdelingene se hvor langt i opplæringen den enkelte bruker er kommet, og hjelpe den enkelte brukere en-til-en dersom det er nødvendig.

Det betyr at du kan bruke ressursene der behovet er størst, og ikke fordele dem likt utover hele linjen.

 

Og dommen fra Henning? Den er krystallklar:

- Vi bruker nå vesentlig mindre tid på opplæring,
og får like gode brukere. 

Brukeren veiledes underveis

Når opplæring står så høyt på agendaen som den gjør i Horten, er det naturlig at det stilles krav til nye hjelpemidler som skal tas i bruk. 

Virksomheter som skal ta i bruk opplæring i sak- og arkivsystem varierer i størrelse, i antall brukere - og ikke minst - i behov som skal dekkes: 

- Der synes jeg at kursene forteller brukeren tydelig at det kan være forskjellig oppsett for de ulike organisasjonene.

Egeninnsats gir belønning 

Henning påpeker at læringsportalen er litt som en splitter ny bil. Løsningen er skinnende ny, og klar til å tas i bruk. Men det er den som sitter i førersetet som til syvende og sist avgjør kvaliteten på kjøreopplevelsen. Det krever en viss innsats fra både brukeren som må sette av tid, og faktisk gjennomføre de ulike modulene i opplæringspakkene, og fra lederne som må følge opp dersom noen stopper opp underveis i læringen. 

💡 Henning har også et ekstra tips på veien til andre som ønsker å bli mer effektiv i opplæringen av sine brukere: 
 

- Online-hjelpen som ligger i WebSak - den må vi ikke glemme!

Den bruker vi i dokumentsenteret når noen kommer med et spørsmål. Da søker vi det opp i online-hjelpen og sender lenken tilbake til brukeren.

Sånn sett blir vi også mye mer profesjonelle fordi vi kan gi riktig og presis hjelp direkte, ved å bruke produktet fullt ut.

 

Bilde av ACOS Akademiet i skjerm



Ønsker du en introduksjon av ACOS Akademiet?


Eller kanskje du vil høre hele samtalen hvor Horten kommune forteller om deres erfaringer med løsningen? 

Da vet du hva du skal gjøre! 👇🏻
Se opptak av webinar om ACOS Akademiet

 

Skrevet av Martine Toften

Legg igjen en kommentar