<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Betyr standard hyllevare «likt for alle»?

Sak- og arkivsystemet WebSak leveres som standard hyllevare. Men hva innebærer egentlig det for virksomheter med særskilte behov og en struktur som skiller seg fra «virksomheter flest»? Kan innføringsprosjektet likevel kjøres som et vanlig standardløp?
Vi tok en prat med Arne Myklemyr som var prosjektleder og ansvarlig for innføringen av WebSak hos Byrådslederens kontor (BYR) i Oslo kommune. Han deler noen interessante erfaringer – kanskje også til inspirasjon for deg og din virksomhet?

Ett mangehodet troll

Arne Myklemyr bruker betegnelsen «mangehodet troll» for å beskrive BYR som organisasjon. Virksomheten består nemlig av hele 9 byrådsavdelinger med et felles dokumentsenter, og på innføringstidspunktet ble også Rådhusets forvaltningstjeneste driftet som en underliggende virksomhet. Med andre ord: BYR er en unik organisasjon med unike behov. Så da BYR skulle innføre WebSak, måtte de sammen med ACOS tenke nytt. For dette skulle ikke i være et utviklingsprosjekt, men implementering av en standard løsning tilpasset virksomheten.

- Vi vet av erfaring at det er utfordrende å dekke våre behov med en standard løsning. Spillerommet gikk på hvordan vi kunne bruke standard løsning med konfigurering. ACOS kjenner produktet sitt godt, og har god kompetanse som gjorde at vi kunne få tilpasset systemet etter våre behov.», forteller Arne Myklemyr.


«Skifte hjul i fart»

Selve innføringsprosessen var som å «skifte hjul i fart», reflekterer Myklemyr. I alle fall var det slik det føltes for gjengen i BYR da de skulle gå over til et nytt system samtidig som pågående saker måtte behandles, vedtas og følges opp. I tillegg fløy dagene forbi med stadig nye aktiviteter i prosjektet, hvor det kontinuerlig måtte gjøres justeringer.

«Vi er nok ikke den enkleste kunden som ACOS har samarbeidet med. De har nok klødd seg litt i hodet og prøvd og fundert på hvordan vi skal løse de ulike problemstillingene. Jeg skjønner jo at man ikke kan trylle heller.», reflekterer Myklemyr.

Men litt magi har kanskje drysset over prosjektet, for BYR er imponert over hvordan konsulentene fra ACOS hele veien veiledet, støttet og fant gode løsninger for virksomheten.

- Det kan ikke gjentas for ofte at konsulentene fra ACOS har vært veldig dyktige, og at de er profesjonelle folk. Det inkluderer også kursholderne som har holdt rundt 30 saksbehandlingskurs for totalt 400 ansatte medregnet politikerne.», sier Myklemyr begeistret.


Hvem er BYR, sånn egentlig?

ACOS er alltid opptatt av å tilpasse innføringsprosjektene til den enkelte kunde, og for BYR var det spesielt viktig at ACOS lærte dem som organisasjonen å kjenne. Arne Myklemyr forklarer at de i oppstarten av prosjektet brukte tid sammen med ACOS for å finne konkrete svar på spørsmål som; Hvem er byrådsavdelingene? Hva er det BYR vil? Hvem er BYR i forhold til andre virksomheter?

- Konsulentene fra ACOS var veldig dyktige. De satte seg ned og ble godt kjent med vår komplekse struktur, og hvordan vi og Oslo kommune skiller oss fra andre kommuner i landet som bruker WebSak og møtemodulen, forteller Myklemyr.

«ACOS vet hva de driver med»

De mange tilpasningene som prosjektet krevde, stod ikke i veien for at ACOS kunne levere prosjektet på tid og kostnad. Det er Myklemyr veldig fornøyd med:

- Vi fikk et timesestimat fra ACOS, og en god milepælsplan på hvor vi skulle bruke timene, og det har stemt godt med de timene vi har hatt til rådighet. Det er ikke mye overforbruk – så ACOS vet hva de holder på med.

Ærlighet varer lengst

Og det er særlig én kvalitet ved ACOS som Myklemyr har bemerket seg - og som står fram som en viktig suksessfaktor i prosjektet: Ærlighet.

- Som prosjektleder er jeg veldig opptatt av en god dialog og den praktiske biten. Jeg får jo regningene fra ACOS og det var alltid veldig ryddige månedlige rapporteringer. Prosjektet var alltid bygget på ærlighet – slik det bør være.


For det betyr mye for BYR at de kan stole på ACOS som leverandør. Tillit og ærlighet er verdier som ACOS setter høyt, noe Myklemyrs erfaringer kan bekrefte.

- Milepælsplanen gav også et godt inntrykk av at ACOS hadde god kontroll på prosjektet. Og det er absolutt en god støtte for oss som kunde. Vi følte vi var i trygge hender.

Hyllevare betyr ikke «likt for alle»

Avslutningsvis kan både BYR og ACOS konkludere med at standard hyllevare ikke betyr «likt for alle». Det vil alltid være behov for å tilpasse WebSak til den enkelte virksomhet. Dette gjelder ikke bare BYR, men hver enkelt kunde som ACOS jobber sammen med. Noen litt mer enn andre.

 

Har du spørsmål om WebSak?
Ta kontakt med Håvard!

Håvard_rund

 

Skrevet av Kristin Elisabeth Larsen