En av de største bekymringene for å tilby åpenhet, er tiden det krever for å få det til. Men sannheten er denne: så lenge det gjøres riktig, tar det faktisk ikke lengre tid.
Her får du tre gode tips som kan hjelpe deg på veien mot å bli mer åpen:
Tips 1: Legg ut hele dokumenter, ikke bare titler
Fulltekstpublisering er det første forbedringsområdet du bør fokusere på. Dette utgjør den største forskjellen for innbyggerne, og sørger for at de finner informasjonen raskt og enkelt på nettsiden din.
Alternativet er at de må bestille innsyn, og vente flere dager på svar. Da blir de misfornøyde, og bestiller ofte mer innsyn enn de egentlig trenger.
Hva betyr det for deg?
Unødvendige bestillinger som du må behandle og bruke tid på.
Å begynne med fulltekstpublisering er ikke bare å trykke på en knapp. Teknisk sett så er det kanskje det, men det krever endringer i rutiner, og en felles forståelse i organisasjonen. Det krever en innsats - men de som gjør det ser seg aldri tilbake. De ser verdien for kommunen, og ikke minst for innbyggerne.
Husk at du ikke må gjøre alt dette på egenhånd. Strekk ut en hånd om du vil ha rådgivning, de rette verktøyene og/eller kontrollfunksjonene du trenger.
(Se skjema nederst i saken) ✍
Tips 2: Øk levetiden på postlistene dine – det lønner seg!
Det finnes ingen lover eller regler som bestemmer hvor lenge postlistene
dine skal ligge ute på nett. Det er opp til kommunen selv å bestemme.
Trenden i dag er at litt for mange har litt for kort levetid. 25% avpubliserer postlistene etter kun tre måneder. For innbyggerne har det stor verdi å kunne finne dokumenter fra fortiden, slik at de kan danne seg et bilde av hva som har skjedd, og hvorfor beslutninger er tatt. Når dokumentene fjernes betyr det også at innbyggerne må kontakte deg for å få dem tilbake. Det betyr at kommunen må bruke tid på å sende ut dokumenter som tidligere lå fritt tilgjengelig på nettsidene.
Sammenstilling av data om enkeltpersoner over tid, er en bekymring som
stadig dukker opp. Løsningen på dette er å sette inn automatikk som
fjerner avsender- og mottakernavn etter 1 år. Flere statlige virksomheter praktiserer dette, som gir en klar indikasjon på hvor listen bør ligge.
Svært mange kommuner ønsker å øke levetiden. De innser at den
korte levetiden gir unødvendig merarbeid, og hindrer innbyggerne den
innsikten de har krav på. Ved å øke levetiden får kommunen en mer
lønnsom innsynsløsning, og kan bruke tid og ressurser på andre nyttige
oppgaver.
Ønsker du å sette inn automatikk for å fjerne avsender- og mottakernavn, rådgivning eller hjelp til å øke levetiden?
Ta kontakt med oss i skjemaet nederst 👇 |
Tips 3: Finn deg et godt Innsyns-verktøy
En ny og forbedret innsynsløsning er tilgjengelig våren 2023. Den nye løsningen er utviklet i samarbeid med innbyggere, journalister, nettredaktører og arkivarer. De har gitt nyttige innspill til både funksjonalitet og utforming, og resultatet har blitt en enkel og intuitiv løsning.
Ørland kommune bruker dagens ACOS Innsyn og uttaler at dette har vært en medvirkende årsak til at gikk hele veien til topps i årets åpenhetsbarometer. Se selv hva de skriver på nettsidene:
- En medvirkende årsak til at kommunen nå er på toppen, er en ny innsynsløsning som forenkler innbyggers tilgang til
dokumentene, både postliste og møtedokumenter.
Når Ørland kommune når toppen med dagens utgave, kan du se enda lysere på fremtiden med Innsyn+ 👏 Her en nemlig funksjonaliteten blitt enda bedre, og hvis du vil se løsningen live kan du:
Eller fylle ut skjemaet hvis du vil ha hjelp til Innsyn:
