<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Jobber i arkivet sittende på en sky

Steg for steg: Fra lokal drift til sky - slik kommer du i gang!

Klør du i fingrene etter å løfte sak- og arkivsystemet opp i skyen? Kanskje har du ventet lenge på muligheten, men vært usikker på hvordan du best sparker i gang prosessen? Og hva kan du egentlig forvente av prosjektinnføringen?

I denne lille miniguiden får du bli med på prosessen fra lokal drift til sky. Steg for steg kommer du nærmere drømmen om et sak- og arkivsystem i skyen. I dette tilfellet: ACOS Skydrift.
 

Prosessen kan deles inn i 4 hovedfaser:


1. Innledning og kartlegging
2. Etablering, testing og opplæring
3. Driftssetting
4. Drift og forvaltning

Fase 1: Innlednings- og kartleggingsfasen

De første stegene mot ACOS Skydrift tar du i den innledende fasen, eller bli-kjent-fasen om du vil. Her legges grunnlaget for prosjektet når vi sammen ser nærmere på hvilke behov, ønsker og ressurser som er viktig for deg og din virksomhet.

Innledningsfasen kan bestå av disse 4 stegene:

 

STEG 1: Den første kontakten

«Sku’n ha flytta arkivet i skyen?», har du kanskje tenkt lenge. Og når tanken blir til handling, ja, da har du tatt det første steget.

 

Den første kontakten kan oppstå når du som ACOS-kunde forteller oss at organisasjonen din vurderer å gå over i skyen. Det kan også være at vi anbefaler skydrift for din virksomhet, for eksempel i forbindelse med en oppgradering av WebSak. Er du ikke ACOS-kunde, er sjansen stor for at den første kontakten oppstår i en anbudsprosess.

 

STEG 2: Informasjon og innledende møter

Nå som vi vet at du og din virksomhet er interessert i ACOS Skydrift, inviteres dere til et innledende møte. Her kartlegger vi ulike faktorer som har betydning for overgangen til skyen. Dere får også god informasjon om hva et skyprosjekt innebærer, og svar på alt dere måtte lure på. Ofte er det ønskelig med et oppfølgingsmøte for å sikre at alle avklaringer er gjort og alle spørsmål besvart.

 

Her er noen eksempel på spørsmål som avklares i de innledende møtene:

  • Hvilke behov har organisasjonen?

  • Hvorfor ønsker dere skydrift?

  • Er det et stort antall arkivverdige dokumenter som skal flyttes over?

  • Hvilke ressurser har dere internt, og hva kan vi bistå dere med?

  • Når kan det være aktuelt å komme i gang med prosjektet?

  • Ønsker dere flere møter eller rådgiving for å ta en beslutning?

  • Trenger dere et kartleggingsprosjekt sammen med oss?

Book en skyprat med Eivind!

STEG 3: Et uforpliktende tilbud

Etter samtalene har vi et godt grunnlag for å sende deg et godt tilbud på skydrift. Tilbudet inneholder blant annet et overordnet prisestimat. Her får du oversikt over kostnader knyttet til den enkelte aktivitet i innføringsprosjektet, så vel som kostnader for vedlikehold av tjenesten etter driftssettingen.

 

Tilbudet gir deg også en forventet tidsramme for prosjektperioden og de ulike aktivitetene dere skal igjennom. Men husk: Det er vanskelig å estimere nøyaktig. Det er mange faktorer som spiller inn, blant annet lengden på skykøen, tilgjengelige ressursers internt hos dere og hvor omfattende skyprosjekt dere trenger.

 

STEG 4: Kontraktsinngåelse

Når du og virksomheten din aksepterer tilbudet, signeres kontrakten enkelt digitalt. Og vipps, du er et steg nærmere drømmen om WebSak i skyen. Hurra!

 

Fase 2: Etablerings-, test-, og opplæringsfasen

Når kontrakten er «signed, sealed, delivered», starter selve prosjektet for å løfte WebSak opp i skyen. Denne prosjektperioden utgjør fase 2, hvor test og opplæring står i fokus. Lengden på prosjektet avhenger av flere faktorer, som for eksempel tilgang på ressurser, kunnskapsnivå hos dere og antall moduler og tjenester i leveransen.

Stegene i denne fasen inngår i den detaljerte prosjektplanen som du får tilsendt når prosjektet starter. Prosjektplanen gir deg oversikt over alle de ulike aktivitetene i innføringsprosjektet. Det er verdt å vite at disse stegene kan gjennomføres parallelt, og ikke nødvendigvis i den rekkefølgen du ser her.

STEG 5: Oppstartsmøte

Oppstartsmøtet varer en time eller to, og gir deg og dine prosjektkolleger en innføring i selve prosjektgjennomføringen.

 

En typisk agenda kan se slik ut:

  • Behovsavklaring (Dere forteller oss hvilke tanker, planer og strategi dere har rundt drift av programvaren)
  • Forutsetninger for ACOS Skydrift
  • Informasjon om ACOS Skydrift og Azure
  • Organisering og forvaltning
  • Hvorfor ACOS Skydrift?
  • Hvordan er prosessen videre?

 Folk i møte med pc

Det kan være godt å vite at dere får en dedikert og erfaren kontaktperson fra ACOS som følger dere tett igjennom hele prosjektperioden.

STEG 6: Migrering og oppgradering til on-boarding/prepod.

Når alle viktige avklaringer er gjort i oppstartsmøtet er vi klare for migreringsprosjektet. Nå skal dataene løftes ut i skyen. Her er det viktig at IT hos dere tilrettelegger for at vi når all programvaren som vi ønsker å hente ut.

 

Visste du at... mye av det som dere er vant til å gjøre i et oppgraderingsprosjekt, gjør vi nå får dere? For eksempel trenger dere ikke selv sette opp servere – det fikser vi!

 

STEG 7: Test og godkjenning

Det er viktig å teste at alt fungerer som det skal før WebSak settes i drift. Testing er helt sentralt for å avdekke eventuelle feil eller mangler - og for at dere skal bli kjent med den nye skyløsningen.

 

Å kjøre WebSak i test, innebærer at vi tar en kopi av driftsbasen deres, som oppgraderes og konfigureres til ny versjon av WebSak. Man bør ikke kjøre to versjoner av WebSak på samme klient, så derfor anbefaler vi alltid å sette opp dedikerte testklienter (terminalservere) i testperioden. Det er ikke nedetid på WebSak når vi kjører denne testen, så brukerne av nåværende system kan jobbe uforstyrret. Digg.

STEG 8: Opplæring

Det kan føles veldig overveldende å sette seg inn i et helt nytt system. Men frykt ikke

 

Dere får god opplæring fra våre dyktige og hyggelige opplæringskonsulenter, som skreddersyr opplæringen etter behovene dere har. Hvor mye opplæring ønsker dere? Foretrekker dere at vi kommer på besøk og holder kurs fysisk hos dere? Eller hos oss? Over linje? Vil dere ha digitale opplæringsvideoer så dere kan lære systemet når og hvor som helst? Ja takk, begge deler?

 

Vi sørger for at du og dine kolleger blir trygge i systemet og godt rustet til å ta fatt på den nye arbeidshverdagen med ACOS Skydrift. Og skulle behovet for ekstra opplæring melde seg, ja, så er vi alltid i nærheten!

 

STEG 9: Installering

Tid for installering – og for å ta steget opp i skyen. Sånn skikkelig.


For å driftes i skyen, må dere bruke en bestemt versjon av WebSak. Hva betyr det for deg i praksis? Vel, det innebærer at dersom du var kunde av oss før skyprosjektet startet, så vil prosjektet også inkludere en oppgradering av WebSak. Er du vant til FOKUS-klienten vil denne nå avvikles og erstatte med den populære saksbehandlingsklienten WebSak+. WebSak+ høster mange lovord, blant annet fra Skjervøy kommune.

Fase 3: Driftssettingsfasen

Det er et stort øyeblikk når første driftsdag kan krysses av i kalenderen. Nå er vi offisielt over i den fasen hvor vi i ACOS tar over driften av WebSak, mens dere kan nyte de mange fordelene med skydrift!

STEG 10: Selve driftssettingen

Selve driftssettingen er en teknisk øvelse hvor vi i ACOS svitsjer om dataene som var i test, ut i produksjon. Dette er ikke mye jobb for dere som kunde, og vi kan få alt gjennomført utenfor driftstid. På den måten trenger ikke driftssettingen å påvirke brukerne i stor grad. I alle fall ikke dersom vi hadde en god testperiode i forkant (takk til deg, steg 7).

STEG 11: Oppfølging og stabilisering

Du skal være trygg på at alt fungerer som det skal, og at dere får god og rask hjelp dersom behovet skulle melde seg. De første ukene etter driftssetting har vi derfor en ekstra tett dialog og oppfølging, slik at dere får tid til å bli litt varme i trøya.

 

Når du og resten av brukerne kjenner at dere har kontroll, overleveres prosjektet til vårt dedikerte skysenter. Dette markerer overgangen til forvaltningsfasen – det siste steget i prosessen.

Fase 4. Drifts- og forvaltningsfasen

Velkommen til den siste fasen, som bare varer og varer og varer. For nå går du over i en vanlig syklus. La den nye og bedre arbeidshverdagen med ACOS Skydrift begynne!

 

STEG 12: Årshjul og støtte fra vårt forvaltningsteam

Nå som dere er skykunde følger dere et fast årshjul. Årshjulet består av ulike aktiviteter som sørger for at dere blir godt ivaretatt. Dette gjelder både dere som kunde og WebSak som system.

 

Her er et eksempel på aktivitetene i årshjulet:

 

Statusmøter

Med jevne mellomrom tar vi en prat med dere for å sørge for at alt ruller og går slik det skal. Dere inviteres til et fast statusmøte én gang i året, og i tillegg legger vi opp til statusmøter med kundesenteret omtrent en gang per kvartal. Du kan selvfølgelig også kontakte oss for et møte når som helst dersom ønsket og behovet melder seg.

 

Fast oppgraderingssyklus

Det er bare å senke skuldrene, kjenne på roen og slette påminnelsen i kalenderen som varsler at du må ta kontakt med ACOS for å avtale neste WebSak-oppgradering. Som skykunde får du små og store oppgraderinger av WebSak flere ganger i året – uten at du selv må ta initiativ eller betale noe ekstra. Ambisjonen vår er at alle virksomheter som bruker ACOS Skydrift skal være på samme versjon hele tiden. Med andre ord: Du kan alltid kan være trygg på at dere bruker en ny og god versjon av WebSak.

 

Det bekrefter også sky-rådgiver i ACOS, Eivind Svellingen:

 

«Vi klarer å oppgradere oftere, og raskere og når vi står for både driften og forvaltningen av det. Vi har mange kunder som ikke oppdaterer hvert år en gang på grunn av ressurser og tid, men som sky-kunde er du hele tiden oppdatert.»

 

Vi varsler deg alltid i god tid før en større oppgradering gjennomføres. Da får du informasjon på dedikerte nettsider og i webinarer hvor vi går igjennom hva som er nytt. På den måten henger du alltid med i svingene.

 

Arrangementer for faglig og sosialt påfyll

I løpet av et år arrangeres en rekke faglige og sosiale arrangementer som du er hjertelig velkommen til å delta på. Det største er vårt årlige brukerseminar, som er en konferanse hvor ACOS-kunder som deg møtes for nettverksbygging og faglig oppdatering. Du kan også delta på FAGdagene, hvor du møter mange likesinnede sky-kunder. Sammen kan dere utveksle erfaringer og høre på foredrag, tips og triks fra erfarne fagkonsulenter.

 

Kundesenter

Alle trenger vi noen å lene oss på, og vårt kundesenter er din støtte når spørsmålene dukker opp. I ACOS sin kundeportalen har vi også en egen side som du har eksklusiv tilgang til som skykunde. Her kan du blant annet melde inn kritiske saker.

 

Vedlikehold

Det er en selvfølge, men vi nevner det likevel: Vi gjør kontinuerlig vedlikeholdsarbeid, som å oppdatere servere og gjøre endringer i produksjonsmiljøet. For å nevne noe.

 

Ble du litt klokere etter å ha lest denne artikkelen?

Vi håper det.

Men man kan jo alltids bli enda klokere også, ikke sant?

Book en speed-skydate med Eivind!

MicrosoftTeams-image (69)-1

Sett av en hyggelig halvtime, og lær mer om hvilke muligheter som ligger i skydrift for deg og din organisasjon:

 

Book en skyprat på 1-2-3!

 

...eller kontakt oss på den tradisjonelle måten

Kontaktskjemaet står alltid åpent for deg. Send dine tanker og spørsmål til Eivind, så tar han kontakt med deg!

 

Skrevet av Kristin Elisabeth Larsen