<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=474587247064845&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Skap bedre arbeidsflyt med integrasjoner

Integrasjoner handler om å flytte data fra ett system til et annet. Og spør du Moss kommune, ble det løsningen på spørsmålet: Hvordan kan vi gjøre ting enklere?

Manuell registrering av samme data i ett eller flere systemer er ikke bare kjedsommelig, tungvint og ineffektivt - det øker også risikoen for vesentlige feil underveis i prosessen. 

For at du skal kunne tilby gode tjenester, er det helt avgjørende at du kan stole på dataene dere samler inn og bruker. 

På toppen av det vil også god datakvalitet hjelpe deg å effektivisere og automatisere tunge, manuelle behandlingsprosesser. 

Slikt blir det jubel av!

I hvert fall når det gir innsparing av både tid og kostnader. 

- Hvordan kan vi gjøre ting enklere?

Etter kommunesammenslåingen i 2020, innså Moss kommune at de hadde behov for å gjøre noen endringer. 

- Vi hadde mange uløste oppgaver, blant annet avvik fra arkivverket som ikke var lukket og ganske så anstrengt økonomi. Dette gjorde at vi ønsket å:

  • redusere bemanningen fra 15 til 12 personer (totalt 2 årsverk) på avdelingen for dokumentforvaltning .
  • tydeliggjøre ansvarfordelingen mellom arkivar og saksbehandler
  • minske omfanget av papirflyt internt og eksternt
Dette forteller Britt-Unni Baggerød, avdelingsleder for Dokumentforvaltning i Moss kommune. 

Gledelig nok klarte de å innfri alle disse målene, og oppskriften var like smidig som resultatet: 
  • etablere et delegasjonsreglement for ansvarsavklaring

  • koble alle bedriftsnumrene på SvarInn

  • designe skjemaer i ACOS Interact som skulle avleveres til WebSak

  • implementere en CRM-løsning for intern brukerstøtte 

  • sette opp integrasjoner i ACOS Mottak

  • sette opp integrasjoner i ACOS WebSak

Over 60 nye skjema i Interact

Mockup Interact

Skjemaene kommunen laget i Interact muliggjorde at et stort antall søknader automatisk ble lagt inn i riktig plass i arkivet, uten at de måtte flyttes manuelt. 

- I ACOS Mottak har vi fortløpende sett på om vi kan sette på regelstyring og få søknader automatisk arkivert. 

- Da krigen brøt ut i Ukraina fikk vi veldig mange henvendelser på mail fra innbyggere som ønsket å leie ut boligene sine til flyktninger. Da designet vi også et skjema på det, og får nå disse automatisk inn i en sak. 

- Britt-Unni Baggerød, Moss kommune.

Opprettelsene av skjemaene resulterte i mindre post, og mer strukturert datafangst.  

Kvittet seg med tidstyver i ACOS Mottak

Ved å sette opp integrasjoner mot eksterne tjenester som eSignering, Husbanken og Landbruksdirektoratet fikk kommunen kvittet seg med noen unødvendige tidstyver.


- Vi ser at det er mye besparelser ved å få de inn på denne måten.

- Sammenlignet med tidligere da noen satt og jobbet med å få dette inn i Mottak, for så å overføre og journalføre det, skal det nå bare arkiveres. Det å få automatikk på det, betydde mye for oss i den situasjonen vi var i, hvor vi hele tiden snudde hver stein for å se hvordan vi kunne forenkle ting.

Ved å helautomatisere de prosessene som kan helautomatiseres, sparer Moss kommune mye manuell håndtering av de 4300 innkommende journalpostene som kommer hvert år: 

- Noen ting kan helautomatiseres, andre ikke. Men om du får automatisert 90% av prosessen, og ender opp med 10% manuelt arbeid - er det mange innsparinger å få. 

"Mange bekker små gjør en stor å"

Det var ingen mirakelkur på utfordringene Moss kommune hadde. Britt Unni forteller at det å gjennomføre flere små og store endringer var det som ble avgjørende for dem:


- Det er litt sånn at "alle bekker små blir en stor å" - får du gjort litt her og litt der, så blir det mye til sammen. Vi klarte å nedbemanne, heldigvis uten at noen har mistet jobben. Så de innsparingene vi hadde satt som mål har vi oppnådd - og alle de tingene vi gjorde har bidratt til dette.

Det er bare å gratulere Moss kommune, som nå sitter igjen med et kostnads- og tidseffektivt dokumentbehandlingssystem - og en enklere hverdag for kommunens arkivarer og saksbehandlere. 

Blir du inspirert av stå-på-viljen til Britt-Unni og gjengen i Moss kommune? Det skjønner vi godt! Og kanskje dere også har stilt dere spørsmålet "hvordan kan vi gjøre ting litt enklere?". 

Integrasjoner mot WebSak

Da kan det være verdt å lese videre om hvilke integrasjonsmuligheter som finnes for dere - for de er mange. Veldig mange. Visste du at ACOS WebSak kan integreres med over 60 ulike fagløsninger?

Her kan du se noen eksempler på integrasjoner som er i drift hos våre kunder:


Agresso


HR Manager


KOMTEK (Norkart)


Aktiv kommune


IST Extense (barnehage/SFO)


Obisoft HR

Aventia kommuneTV

itsLearning

Oppad barnehage/opptak

Byggsøk

JobbNorge

Powel

COR&FJA integrasjor

KS SvarUt/SvarInn

Salesforce

Compilo

Landlord

Speedadmin

Ecclesia -
gravplassystem

LOVISA

ViaWorks

Facilit

Mercell

Diverse integrasjoner med Visma

Fagsystemene eSTIL, Vimpel og Melk

Netpower - kvalitetsystem

Volue

Geomatikk BraArkiv

Diverse integrasjoner

med Norconsult 

Webcruiter

 

Fant du ikke integrasjonen du var på jakt etter i listen ovenfor? Fortvil ikke! Send oss en mail og finn ut hvilke andre integrasjoner vi har tilgjengelig. 

Ta kontakt med Eivind


Hvilket grensesnitt kan du velge? 

For å integrere eksterne fagsystem kan du velge mellom to standard grensesnitt:

  • Geointegrasjonsstandarden 
  • ACOS Mottak

Av disse er Geointegrasjon basert på nasjonale standarder, mens ACOS Mottak er et ACOS-spesifikt grensesnitt. Avhengig av eksisterende fagsystem velges det grensesnittet som oppfyller deres behov på best mulig måte.

Den store forskjellen på disse to grensesnittene kan oppsummeres slik: 

Geointegrasjoner muliggjør to-veis-kommunikasjon mellom fagsystemet og arkivet, og data kan flyttes både inn og ut av disse. Integrasjonen fungerer som en "tunnel" som sender trafikken direkte gjennom fra den ene til den andre. 

ACOS Mottak er en-veis-integrasjonstandard, som leverer informasjonen direkte inn til Mottak. Dataen som kommer inn kan manipuleres og tilpasses slik at den blir arkivert på best mulig måte ut fra de eksisterende rutinene dere allerede har. Ta for eksempel data som kommer inn fra skjemaløsningen ACOS Interact: denne vil kunne rutes tvers gjennom Mottak og rett til WebSak, fordi du i Interact kan konfigurere skjemaene med korrekte metadata for eksport til arkiv.

Vil du vite mer? 

 

Du kan alltid kontakte Eivind Svellingen for spørsmål om integrasjoner og grensesnitt!

Du når han på
es@acos.no

Eivind_Svellingen_rund


Du kan også få tilsendt et opptak av webinaret "Spar tid med integrasjoner i WebSak". I webinaret får du blant annet høre Britt Unni Baggerød, avdelingsleder for dokumentforvaltning i Moss kommune, fortelle med egne ord hvordan det gikk da de tok i bruk integrasjoner i WebSak.
Se webinar om integrasjoner

 

Skrevet av Martine Toften