Er dette grunnen til at du ikke har arkivet i skyen?

Grunn #1: Vi må følge arkivloven!

Arkivloven ble lenge utpekt som det største hinderet for det offentliges muligheter til å ta i bruk skytjenester. Det er nemlig forbudt å føre offentlige arkiv ut av Norge, og dette gjelder både papirarkiv og lagring av digitalt arkivmateriale. Så da blir logikken enkel: De store skyplattformene kunne ikke tilby lagring på norsk jord, så da hadde vi en veldig god grunn til å unngå skyen. Det var jo faktisk ikke lov.

Men … du bryter ikke loven ved å gå opp i skyen

Det er fremdeles forbudt å føre offentlige arkiv ut av Norge, men i motsetning til før trenger ikke arkivet lenger å krysse landegrensene. Nå tilbyr blant annet Microsoft Azure lagring på norsk jord.

Disse datasentrene har dedikert sikkerhetspersonell som til en hver tid skal verne senteret mot fysiske trusler som brann, vannlekkasjer og overoppheting av datautstyr. Det er blant annet en egen brannsikker sone med automatisk slukkingsanlegg som ikke skader datautstyret ved en eventuell utløsning.

En bekymring mindre der altså. 

Ønsker du å vite mer om skydrift? Klikk på knappen under å få tilsendt et opptak av webinaret "Veien til ACOS Skydrift".

Grunn #2: Vi er bekymret for sikkerheten!

Dette argumentet gir kanskje den største klumpen i magen. Hvor trygt ligger egentlig dataene lagret der oppe i skyen? Det er ikke så rart om du blir bekymret av spørsmål som dette, for virksomheten din er selvfølgelig helt avhengig av et arkiv hvor sensitiv informasjonen og persondata ligger godt sikret. Og stoler du ikke på at skyen er trygg, så er det lurt å vente, ikke sant?

Men … ansvaret ligger hos leverandøren

Når sak- og arkivsystemet flyttes opp i skyen kan du senke skuldrene. Da er det nemlig vi, din skyleverandør, som tar over ansvaret for oppgavene knyttet til drift av tjenesten – inkludert sikkerheten! Og den tar vi på alvor - så mye at vi har ISO-sertifisert hele selskapet.

Flere offentlige virksomheter og private bedrifter har de siste årene virkelig fått kjenne på hvor sårbare de er for løsepengevirus og driftsavbrudd, fordi de har alle IT-eggene samlet i et eget lokalt driftsmiljø.

Se eksempelet i artikkelen "Umiddelbare gevinster med skydrift", hvor Karstein Alvestad Skogseth i Skjervøy kommune forteller om begrunnelsen for hvorfor de valgte skydrift:

I skyen derimot, oppbevares dataene helt trygt av våre dyktige sky-eksperter som har full kontroll. Og det tar oss videre til grunn nummer 3.

Grunn #3: Når ansvaret flyttes, mister vi kontrollen

Når leverandøren tar over driften, er det lett å tenke at alt du hadde av oversikt og kontroll over dataene forsvinner rett foran øynene dine.

Men du mister faktisk ingenting – i stedet får du mye

At dere ikke lenger har ansvar for driften, betyr ikke at du mister kontroll og oversikt. Tvert imot. Som sky-kunde får dere et eget forvaltningsteam og et eget årshjul med faste statusmøter, forutsigbare oppgraderingssykluser, nytt i versjon-gjennomganger og god oppfølging og support.

Tilbakemeldingene fra våre sky-kunder er at det er befriende å ikke lenger stå med ansvaret selv. Vi kan ta et eksempel: Pandemien har vist hvordan en krisesituasjon krever fleksible IT-løsninger som kan skaleres raskt. Det er ikke alltid like lett på egne servere. Tilgang til kvalifisert IT-personell er også en knapphetsfaktor i Norge. Mange IT-sjefer har derfor kjent på sårbarheten og ansvaret som hviler på skuldrene deres når stadig flere kritiske systemer skal driftes, forvaltes og oppgraderes med få nøkkelpersoner. Da er det godt å overlate driften til ekspertene i skyen.

Ja, og så er det jo kanskje et godt poeng at de som har laget produktet gjerne har de beste forutsetningene for å forvalte det også?

Grunn #4: Vi kan ikke gi slipp på det gode, gamle systemet

Overgangen til sky kan oppleves som overveldende. Det er et steg utenfor komfortsonen, hvor mye nytt må læres og implementeres i arbeidshverdagen til deg og dine kolleger. Det er lettere å heller holde fast på nåværende løsning, hvor du får tryggheten som ligger i å bruke den samme, gamle løsningen dere alle kjenner så godt.

Men … programvare er ferskvare med utløpsdato

I vår digitaliserte verden skjer de teknologiske endringene lynraskt. Sak- og arkivsystemet utvikles hele tiden, slik at funksjonaliteten og brukeropplevelsen i de nyeste versjonene blir bedre og bedre. Sky-kundene trenger ikke tenke på når de bør bestille neste oppgradering – det skjer automatisk og flere ganger i året. På den måten er de alltid på nyeste og beste versjon, med alle fordelene det bringer med seg.

Så selv om du tar avskjed med det kjente og kjære, sier du samtidig «hei» og «hallo» til et system som bedre ivaretar dine behov på jobb. Og er du arkiv- eller digitaliseringsleder, så opplever du kanskje allerede at brukerne i din virksomhet har store krav og forventinger til raskere å få tilgang på de siste nye funksjonene som leverandørene slipper ut.

Grunn #5: Det som er nytt bør andre teste først

Det er så mye som er nytt og ukjent med dette sky-universet. Det er nye ord og begreper du skal forstå. Og sakte, men sikkert, skal vi bygge kunnskap om hva skyen er og hva det faktisk innebærer. Slikt tar jo tid. Og hvem vil være først ute til å teste? Bør vi ta sjansen på å gå foran – og kanskje på en smell? Nei, da er det bedre at noen andre er prøvekaniner, og så kan vi heller komme etter om noen år når vi vet at alt fungerer.

Men … prøveperioden er over

Det er lett å dra fram prøvekanin-kortet, men det trenger du ikke. Nå har vi nemlig hjulpet så mange kommuner og store statlige organisasjoner med å ta steget ut i skyen, at du kan lene deg på andres gode erfaringer. Tusenvis av brukere kjører løsningene i skyen hver dag. Og vet du hva? De ønsker seg ikke tilbake til on-prem. Verken IT-avdelingen eller brukerne.

Her får du en liten oppsummering på tampen:

Offentlig sektor skal gjøre veloverveide valg, og da kan man ikke gå på akkord med personvern, sikkerhet, GDPR og arkivloven. Derfor skal man heller ikke kaste seg på alt som er nytt, bare fordi det høres forlokkende ut. Og ja, det har vært gode og fornuftig grunner til å ikke gå i skyen og å være forsiktig - tidligere.

Men der det før var mange gode grunner til ikke å gå i gang med en skyløsning, ser du her at det ikke er så mange argumenter igjen.

Og som du kanskje kjenner på kroppen, så har ikke jobben din som IT-sjef eller digitaliseringsansvarlig blitt noe enklere med årene. Snarere tvert imot. Forventinger og kravene, både fra innbyggere og egne ansatte, er allerede på et skyhøyt nivå.

Så hva skal du da bruke tiden din på fremover når det er så mye som skal ha din oppmerksomhet? Bør det egentlig være på å håndtere din IT-verden «on-prem»?

Fremtiden svever på en sky. Og der det finnes grunner til å ikke velge en skyløsning, kan Eivind gi deg 5 gode grunner til hvorfor det er nettopp det du burde gjøre:

Har du spørsmål om skyen? Da foreslår vi at du:

1. Ser opptak av vårt sky-webinar!
Webinaret heter "Veien til ACOS Skydrift"

2. Sender oss en melding.
Da vil Eivind kontakte deg for en hyggelig sky-prat!