Slik får du automatiske prosesser på 1-2-3-4!

Det trenger ikke være vanskelig å gå fra manuelle til digitale og automatiske prosesser. Her gir vi deg 4 steg for hvordan du enkelt får det til. 

La oss begynne med en liten avklaring: Disse fire stegene representerer en typisk utvikling av mer digitale og automatiserte tjenester for våre kunder. Dette er ikke en fasit – det er mest for å legge vekt på at ikke alt skjer på en gang. I realiteten vil man bygge på løsningene del for del, over tid.

Klikk for stort bilde

Fase 1 - Enkle digitale skjema

Et digitalt skjema gjør det enklere for brukerne å henvende seg når de selv ønsker. I tillegg til dette er det en stor gevinst at det ikke er mulig å motta henvendelser digitalt med mangler. Dette gir igjen en effektivisert registrering så du slipper å punche data manuelt. 

mh

Dette er et vanlig enkelt digitalt skjema. Dette er det første steget for veldig mange av våre kunder. Her kan du være sikker på hvilken informasjon du får inn, og du kan få den inn som data du enkelt kan behandle videre:

Klikk for stort bilde

Noen vil gjerne fnyse litt av en såpass enkel løsning, og etterlyse en større endring når man skal utvikle en digital tjeneste. Derfor er det også noen som vegrer seg fra å lage mindre ambisiøse løsninger. Du kan dermed risikere å gjøre alt på en gang når du først skal gjøre noe.

Fase 2 - Avanserte brukerdialoger

I fase 2 snakker vi generelt om teknikker som beriker de enkle digitale skjemaene på ulike måter.​

Du kan for eksempel få på plass mest mulig automatisk utfylling ved å hente data fra andre systemer. Bygg også på med mer validering av inntastede data – altså å sjekke at det som tastes inn er korrekt, og at valgene man gjør gir mening.

Da får du også mulighet til å gjøre en automatisk utsiling av henvendelser – for eksempel en slags forhåndsbehandling der skjemaet avviser henvendelser som ikke har noe for seg – og dermed sparer både organisasjonen og brukeren tid. Flere deler av prosessen kan også gjøres digital ved hjelp av felleskomponentene for f.eks. signering og ekspedering/svar.

Fortsatt "bare et skjema"?

Sånn kan for eksempel en søknad om barnehageplass se ut i fase 2:

Klikk for stort bilde

Så, hva ser vi her?

  • Alle personalia er ferdig utfylt
  • Dine barn som det er aktuelt å søke barnehageplass for, er utfylt
  • Forslag om nærmeste barnehage i kart.
  • Det eneste man kanskje må gjøre selv her er å velge hvilket barn man søker for, og vurdere om man evt. ønsker en annen barnehage.​

Så kan vi stille spørsmålet – er dette fortsatt et «skjema»? Kanskje er det et skjema, men det er i hvert fall mer enn «bare et skjema». 

Ved hjelp av effektiv henting av data fra andre registre og enkel logikk har du fått en god og enkel tjeneste til brukeren som gir oss gode data og enkel behandling i etterkant.

Fase 3 - Digitale prosesser

I fase 3 handler det om å ta utgangspunkt i løsningene vi har laget i fase 1 og 2, og digitalisere resten av prosessen. 

heh

Med disse relativt enkle mekanismene, så har du plutselig en digitalisert prosess. 

Logikk i en arbeidsflyt kan sørge for at riktig oppgave havner til riktig part, til riktig tid og med riktige data tilgjengelig. 

Klikk for stort bilde

Fase 4 - Helautomatiske prosesser

Dette er det mange som snakker om, og som gjerne skal være del av et fremtidig målbilde. Sannheten er at ganske få har kommet dit foreløpig. Og årsaken? Den er kanskje nettopp det at man ikke kan hoppe over de forutgående fasene. 

Men hvis dataene, integrasjonene og logikken etter hvert er god nok, så hvorfor ikke? Vi har tilgjengelig mekanismene som er nødvendig for å lage dette ved å definere gode regler. Men før man kan gå til en leverandør og be om dette må de fleste ha et enda bedre datagrunnlag og en plan for konkret hvor man ønsker å komme og hvordan dette skal bli til. Det er dessverre en del prosjektideer ute og går som er uten realisme. Da snakker vi ikke om digitalisering, men om science fiction.

modell

Oppsummert får vi da:

Klikk for stort bilde