Hva er et smart skjema?

Hva er egentlig forskjellen på et papirskjema, et elektronisk skjema og et digitalt skjema? Og er et smart skjema egentlig "bare et skjema"?

Ordet skjema henger igjen fra gode gamle dager når alt var på papir. Verdien av smarte, digitale skjema som vi har i dag, er en helt annen. Kanskje har ordet skjema hengt igjen litt for lenge?

Å gjøre et skjema elektronisk er ikke et mål i seg selv

Man oppnår ikke de store gevinstene med å ta et papirskjema og gjøre det elektronisk. Det hjelper ikke å sette strøm på et papir og forvente begeistring fra brukerne eller mottakerne av informasjonen som kommer inn.

Det er mekanismene som ligger bak, rundt og i skjemaet som har verdi.

Så hva er egentlig et smart skjema, og hva skal vi kalle det, om ikke skjema?

Vi kan oppnå mye mer enn bare digital postgang ved å bruke skjema i digitaliseringen. Med et smart skjema kan vi:

     automatisere saksbehandling
     automatisere prosesser
     digitalisere tjenester
     få kvalitetssikker datafangst
     gjøre utfyllingen og avleveringen dynamisk
     være sikker på at dataene som kommer inn er korrekt
     hente ut og sende tilbake data fra/til andre fagsystem
     samhandle med andre IT-system, registre og datakilder

Er det da fortsatt et skjema? Eller en interaksjonsplattform, et samhandlingsverktøy, en datafangstløsning eller til og med et digitaliseringsverktøy?

Case - digitalisering av arbeidsavtaler med et smart skjema

For en stund siden fikk vi en utfordring fra en av våre kunder: To kommuner skulle slå seg sammen til en ved kommunesammenslåingen i 2020. Dette innebærte at alle 4000 ansatte måtte signere en ny arbeidsavtale i den nye kommunen. 

oki

Ny digital løsning

Ny digital løsning

Når lenken til skjemaet deles på intranett eller i andre interne kanaler har alle ansatte tilgang til skjemaet. De ansatte møter et ferdig utfylt skjema som godkjennes med et enkelt klikk og sendes inn. Mekanismer i skjemaet gjør resten av jobben.

Med vårt samhandlingsverktøy, ACOS Interact, kan du selv bygge og vedlikeholde egne skjemadialoger.

Les mer om ACOS Interact