Derfor bør du satse på smarte skjema!

Å gjøre et skjema elektronisk er ikke et mål i seg selv

Du oppnår ikke de store gevinstene ved å ta et papirskjema og gjøre det elektronisk. Det hjelper ikke å sette strøm på et papir og forvente begeistring fra brukerne eller mottakerne av informasjonen som kommer inn.

Det er mekanismene som ligger bak, rundt og i skjemaet som har verdi.

Så hva er egentlig et smart skjema, og hva burde vi kalle det?

Du kan oppnå mye mer enn bare digital postgang ved å bruke skjema i digitaliseringen.

Med et smart skjema kan du:

• automatisere saksbehandling

• automatisere prosesser

• digitalisere tjenester

• strukturere datafangsten

Er det da fortsatt et skjema? Eller en interaksjonsplattform, et samhandlingsverktøy, en datafangstløsning eller til og med et digitaliseringsverktøy?

6 smarte funksjoner i et smart skjema

La oss ta en nærmere titt på noe av funksjonene som gjør smarte skjema nettopp det – skikkelig smarte!

1. Automatisk utfylling av data

Med automatisk utfylling i skjema sparer du utfyller for tid, og du kan være sikker på at informasjonen som blir sendt inn er korrekt.

Data kan for eksempel hentes fra:

• Folkeregisteret: Personopplysninger som navn, adresse og informasjon om nærmeste familie
• Kontakt- og reservasjonsregisteret: Telefonnummer og e-post
• Enhetsregisteret: Informasjon om organisasjoner
• Ulike karttjenetser: Matrikkeldata med informasjon om eiendommer, kartpunkt eller områder
• AD (Active Directory): Informasjon om ansatte og deres arbeidsforhold
  
  

2. Integrasjon mot fagsystem

Med bruk av webservice API kan skjemaet integreres med andre fagsystem eller registre, og både hente ut og sende tilbake data. Her kan du gjenbruke data du allerede har om personen og presentere det i skjemaet, eller oppdatere fagsystemet med ny informasjon basert på valg gjort i skjemaet.

På denne måten kan vi både digitalisere tjenester og automatisere saksbehandlingen.

3. Validering i skjema

Med valideringer i skjemaet kan du være sikker på at riktig informasjon blir fylt ut, og at dataene som kommer inn er korrekt. Dette kan også brukes til å stoppe utfyller underveis i skjemaet. Ved å sette krav til utfyllingen basert på definerte regler, kan du i løpet av skjemaet få nok informasjon til å behandle en søknad.

Og vips! Du har automatisert en regelstyrt prosess!

Vil du ta det enda et steg lenger, kan du tilpasse kvitteringsteksten basert på valgene som blir gjort i skjemaet. Da kan du fortelle utfyller at de har fått søknaden innvilget bare sekunder etter at de klikket på send-knappen. Og vedtaket? Det sendes til utfyllerens e-post. Er det ikke flott?

Les også: Spar penger med automatiserte prosesser

4. Dynamisk skjema

Med bruk av sporvalg i skjemaet kan du gjøre skjemaet dynamisk. Kun feltene som utfyller skal fylle ut, blir synlig i skjemaet. Du kan lage sporvalg med radioknapper, nedtrekklister eller mer avansert, med scripts.

5. Utregning av utfylt data

Ved bruk av enkel excel-logikk kan skjemaet gjøre utregninger av utfylt data. Utregningene kan for eksempel brukes til å avgjøre om brukeren skal få sende inn skjema eller ikke, eller definere en sum som brukeren skal betale.

6. Scripting

Med scripting er det mulig å programmere i skjemaet. Dette kan blant annet brukes til å manipulere data i felt og andre elementer, søke opp og hente data fra webservice, datakilder og brukerprofiler. Videre kan du validere gyldigheten av utfylling og valg i skjemaet. Du kan også advare bruker eller forhindre innsending, og evaluere om felt og elementer i skjemaet skal være synlig eller ikke.

Les også: Slik lager du digitale tjenester - helt selv

Så hvordan ser dette ut i praksis?

La oss ta en titt på et konkret case hvor vi ved hjelp av et smart skjema skal digitalisere prosessen med oppdatering av arbeidsavtaler for ansatte. 

Denne problemstillingen kom fra fra en av våre kunder: To kommuner skulle slå seg sammen, ved kommunesammenslåingen i 2020. Dette innebar at alle 4000 ansatte måtte signere en ny arbeidsavtale i den nye kommunen. 

Modell av ny løsning: 

Når lenken til skjemaet deles på intranett eller i andre interne kanaler har alle ansatte tilgang til skjemaet. De ansatte møter et ferdig utfylt skjema som godkjennes med ett enkelt klikk og sendes inn. Mekanismer i skjemaet gjør resten av jobben. Helt herlig, ikke sant?

Med vårt samhandlingsverktøy, ACOS Interact, kan du selv bygge og vedlikeholde egne smarte skjema.

Vil du vite mer?

Eller