Hvor mye tid, penger og ressurser - for ikke å snakke om papir - bruker du og din organisasjon på å innhente, behandle og arkivere signerte dokumenter?
Dersom dere ikke bruker elektronisk signering, men gjør jobben manuelt, er svaret mest sannsynlig dette: Unødvendig mye.
Les videre, og få med deg 6 gode grunner til hvorfor elektronisk signering har blitt så populært - og hvorfor du og din organisasjon bør hive dere på bølgen.
1. Effektivt og enkelt - så du kan spare verdifull tid
En av de største fordelene med elektronisk signering er at det er så enkelt og effektivt. Ikke bare for deg, men også for personen(e) som skal signere.
La oss gi deg et eksempel: Du har ansatt en ny kollega og en arbeidskontrakt skal sendes ut til den heldige arbeidstakeren for signering. Ved å sende kontrakten elektronisk slipper du turen bort til printeren for å skrive ut papiret, for deretter å legge det i postkassen og håpe at det ikke går for mange virkedager før signert versjon kommer i retur. I stedet er det kun snakk om minutter (eller sekunder, om du er kjapp) før kontrakten dukker opp på skjermen til din nye kollega - som like raskt og enkelt kan signere på nett og sende tilbake. Ingen postgang, ingen knoting med papir og frimerker, ingen forsinkelser og ingen ventetid. Dette til tross for at arbeidstakeren befinner seg i en liten og avsidesliggende bygd.
La oss heller ikke undervurdere verdien av at arbeidstakeren får et profesjonelt og ryddig inntrykk av organisasjonen, allerede før første arbeidsdag.
2. Trygt og sikkert - så du kan senke skuldrene
Det kan også den som skal signere gjøre. Som for eksempel en innbygger. La oss si at naboen din har søkt om byggetillatelse fra kommunen, og når søknaden innvilges, får din (forhåpentligvis) gode nabo et varsel på e-post eller SMS om at det ligger et dokument klart til signering. Da kan naboen tillitsfull og ubekymret logge seg inn på signeringsportalen til Digdir, lese dokumentet og signere via sikker autentisering og elektronisk ID.
Det er verdt å merke seg at i motsetning til signatur på papir, så ligger det en ekstra trygghet i at du ikke kan forfalske en elektronisk signatur. Dette i seg selv, er et godt argument for å ta i bruk elektronisk signering.
3. Integrert mot arkivet - så hele prosessen skjer helt automatisk
Med integrasjonsløsningen vår for elektronisk signering; WebSak eSignering, er det kun et kjapt tastetrykk på skjermen som skal til før du både har sendt ut, behandlet og arkivert det signerte dokumentet.
Er det virkelig så enkelt? Ja, det er faktisk det. Til og med konverteringen fra word til PDF skjer automatisk! Når du som saksbehandler sender ut dokumentet til signering, så bestemmer du i samme slengen hvor i arkivet du ønsker å få dokumentet inn igjen når det er ferdig signert. Dermed skjer arkiveringen helt automatisk, og du får varsel når dokumentet kommer tilbake i retur – ferdig signert og ferdig arkivert. Dette gir deg full oversikt og kontroll på hvilken sak dokumentet havner i. Eller dokumentene, i flertall, for her kan en stor mengde dokumenter behandles samtidig uten problem.
4. Smart for både lommebok og miljø - så du kan spare penger med god samvittighet
For deg som jobber i en stor organisasjon, er det kanskje normalt å motta et stort volum av dokumenter og kontrakter som skal signeres hver eneste dag. Da er det ikke bare timer å spare på elektronisk signering – men også flere årsverk!
La oss også slå et slag for miljøet, og juble over alt papiret du sparer ved å ta i bruk elektronisk signering.
5. Responsivt design - så du kan signere fra både telefon,
nettbrett og pc
At du kan signere dokumenter uavhengig av om du sitter på bussen, på kontoret, eller i sofaen er rett og slett skikkelig effektivt– og praktisk. Trenger vi egentlig å utdype?
6. Fremtidsrettet - så du henger med på digitaliseringen
Populariteten til elektronisk signering øker i takt med behovet for digital kommunikasjon. Å komme i gang med elektronisk signering er derfor et viktig steg i digitaliseringsprosessen til enhver organisasjon. Det er en kjent sak at kommunikasjon i stadig større grad foregår over nett, at «alle» eier en smarttelefon og at organisasjoner må tilpasse seg den digitale verden vi lever i – og som er kommet for å bli.
Vil du vite mer om vårt integrasjonsverktøy WebSak eSignering, og hvordan du kommer i gang?
Last ned gratis produktark via lenken under:
