Fase 1 - Enkle digitale skjema
Et digitalt skjema gjør det enklere for en kunde eller ansatt å henvende seg når de selv ønsker. I tillegg er det en stor gevinst at det ikke er mulig å motta henvendelser med mangler. Dette gir bedre kvalitet på innsamlet data til saksbehandler. Resultatet: effektivisert datafangst og arkivering, sånn at du slipper å punche data manuelt.
Dette er et vanlig enkelt digitalt skjema. Dette er det første steget for veldig mange. Her kan du være sikker på hvilken informasjon du får inn, og du får den inn som data du enkelt kan behandle videre:
Noen vil gjerne fnyse litt av en såpass enkel løsning, og etterlyse en større endring når man skal utvikle en digital tjeneste. Derfor er det også noen som vegrer seg fra å lage mindre ambisiøse løsninger. Du kan dermed risikere å gjøre alt på en gang når du først skal gjøre noe.
Fase 2 - Avanserte brukerdialoger
I fase 2 snakker vi generelt om teknikker som beriker de enkle digitale skjemaene på ulike måter.
Du kan for eksempel få på plass mest mulig automatisk utfylling ved å hente data fra andre systemer. Bygg på med validering av inntastede data – slik at du er sikker på at det som tastes inn er korrekt, og at valgene man gjør gir mening.
Da får du også mulighet til å gjøre en automatisk utsiling av henvendelser – en slags forhåndsbehandling der skjemaet avviser henvendelser som ikke har noe for seg. Og sparer dermed både organisasjonen og brukeren for tid. Deler av prosessen kan også gjøres digital ved hjelp av felleskomponentene som for eksempel digital signering og ekspedering.
Fortsatt "bare et skjema"?
Sånn kan for eksempel en søknad om barnehageplass se ut i fase 2:
Så, hva ser vi her?
-
Alle personalia er ferdig utfylt
-
Dine barn som det er aktuelt å søke barnehageplass for, er utfylt
-
Forslag om nærmeste barnehage i kart.
-
Det eneste man kanskje må gjøre selv her er å velge hvilket barn man søker for, og vurdere om man evt. ønsker en annen barnehage.
Så kan vi stille spørsmålet – er dette fortsatt et «skjema»?
Kanskje er det et skjema, men det er i hvert fall mer enn «bare et skjema».
Ved hjelp av effektiv innhenting av data fra andre fagsystem og enkel logikk har du fått en god og enkel tjeneste. En tjeneste som er til glede for innbygger, og som gir oss gode data og enkel behandling i etterkant.
Les også: "Hva kan du oppnå med et smart skjema?"
Fase 3 - Digitale prosesser
I fase 3 handler det om å ta utgangspunkt i løsningene vi har laget i fase 1 og 2, og digitalisere resten av prosessen.
- automatisk tildeling basert på valgte betingelser
- automatisk tildeling av oppgaver til rette personer
- automatiske varslinger og oversikt over status på prosess
- enkelte automatiske beslutninger
Med disse relativt enkle mekanismene, så har du plutselig en digitalisert prosess.
Logikk i en arbeidsflyt kan sørge for at riktig oppgave havner til riktig person/instans, til riktig tid og med riktige data tilgjengelig.
Fase 4 - Helautomatiske prosesser
Veldig mange snakker om dette, og gjerne som en del av et fremtidig målbilde. Her ser man for eksempel på:
- Helautomatisk saksbehandling
- Automatisk tildeling av tjenester
- Automatisk vedtak på søknader
- Kunstig intelligens
Sannheten er at ganske få har kommet dit foreløpig. Og årsaken? Den er kanskje nettopp det at man ikke kan hoppe over de forutgående fasene.
Om dataene, integrasjonene og logikken etter hvert er god nok, så hvorfor ikke? Vi har mekanismene som er nødvendig for å lage dette, ved å definere gode regler.
Men, før du kan gå til en leverandør og be om dette må du sjekke om du har et godt datagrunnlag, og en plan for hva du konkret ønsker å oppnå.
Da står vi klare for å ta deg i mot!
Oppsummert består de fire stegene av:
Nysgjerrig på å lære mer om hvordan du kan sette opp gode arbeidsflyter, internt og eksternt?
Les mer om ACOS Interact Flow her!
Eller, legg igjen kontaktinformasjon under, så tar vi kontakt med deg:
